РАБОЧЕЕ ОГЛАВЛЕНИЕ

Папка «ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Дата	Наименование	Файл	Стр.
	1996 год
23.04.	Правила разработки и оформления документов	Pr154v96	32
	1999 год
23.03.	Порядок прекращения применения нормативных актов Латвийской ССР	Pr120v99	1
25.03	Изменение в Законе о бесплатной доставке обязательных экземпляров полиграфических и иных изданий	Iz250399	1
22.06.	О признании правил Кабинета министров № 341 «Положение о Государственной службе занятости» от 27 августа 1996 года утратившими силу	Pr223v99	1
	2002 год
	Закон об электронных документах	ZaElDo	7
	2003 год
04.02.	Правила о регистре недействительных документов	Pr65v03	5
25.03.	Изменения в Законе «О порядке и действительности обнародования, опубликования, вступления в силу законов и иных принятых Саэймом, Президентом государства и Кабинетом министров актов»	Iz250303	1
29.04.	Порядок признания проездных документов иностранных граждан	Pr215v03	3
01.07.	Порядок и сроки проверки безопасности информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации	Pr358v03	3

Правила № 154 (протокол № 23, §27) Рига 23 апреля 1996 года

Правила разработки и оформления документов

Изданы в соответствии с пунктом 3 статьи 14 Закона «О возобновлении действия Закона «Устройство Кабинета министров» от 1 апреля 1925 года»

1. Используемые в правилах термины

Документ — запись информации любым способом и на любом материале, создаваемая, получаемая и хранимая любой структурой государственного управления, учреждением государства и самоуправлений, предприятием, предпринимательским обществом и объединением предпринимательских обществ, а также общественной и религиозной организацией Латвийской Республики (далее в тексте — «организация») или физическим лицом.

Автор документа — организация, ее структурное подразделение, работник, чиновник (кандидат в чиновники) или физическое лицо, подписавшее документ.

Разработка документа — написание документа в соответствии с установленными требованиями, с использованием определенных материалов, данных и т. п.

Оформление документа — размещение текста, реквизитов документа и служебных отметок в соответствии с установленными требованиями.

Документ управления — документ, при помощи которого организация осуществляет управление.

Оригинал документа — документ, включающий в себя собственноручную подпись подписавшего документ и — в определенных случаях — оригинальный оттиск печати.

Производная от оригинала документа — документ, полностью или частично воспроизводящий оригинал документа, то есть: копия (факсимильная копия) документа, выписка из документа и дубликат документа.

Копия документа — документ, в котором текст и реквизиты оригинала документа воспроизведены путем полного переписывания основной информации оригинала документа любым техническим способом.

Факсимильная копия документа — документ, в котором текст, реквизиты и служебные отметки оригинала документа воспроизведены факсимильно (с использованием фотокопирования, ксерокопирования или иначе).

Выписка из документа — документ, в котором воспроизведены необходимая часть текста оригинала документа и реквизиты документа.

Дубликат документа — документ, выданный повторно вместо похищенного, уничтоженного или необратимо испорченного оригинала документа.

Юридическая сила документа — особенность документа (совокупность признаков, статус), обеспечивающая возможность использовать его для проведения определенных действий, реализации прав и защиты законных интересов.

Текст — основная информационная единица Документа, ради которой разрабатывается документ.

Реквизит - существенная составная часть оформления документа с определенным функциональным значением.

Служебная отметка — надпись определенного содержания, сделанная на оригинале документа или производной от него в процессе его получения, исполнения или отправления.

Штамп — изготовленный из резины, каучука, полистирола или иного материала предмет, посредством которого на документ наносится изображение в виде текста или рисунка.

Печать — штамп определенной завершенной геометрической формы с воспроизведенным на нем полным наименованием организации и — в установленных законами и правовыми актами случаях — изображением герба Латвийской Республики или эмблемы организации, фирменного знака или товарного знака.

2. Общие положения

1. В настоящих правилах содержатся нормы, определяющие порядок разработки и оформления документа (оригинала и производной от него) так, чтобы он получил юридическую силу, характеризуется система документов управления и упоминаются требования, которые необходимо соблюдать при разработке и оформлении документов управления.

2. Разделы третий и четвертый настоящих правил распространяются на все документы, разрабатываемые, издаваемые или принимаемые организацией, а также физическим лицом в ходе реализации своих прав или защиты законных интересов.

3. Если законами установлены иные требования к разработке, изданию, принятию и оформлению документов, чем настоящими правилами, применяются нормы соответствующих законов.

4. Настоящие правила не распространяются на разработку и оформление законов и других правовых актов Саэйма, Президента страны, Кабинета министров и Премьер-министра, а также на дипломатическую переписку.

3. Общие требования к оформлению документов

5. Документ должен быть изготовлен так, чтобы на протяжении всего срока его хранения обеспечивались юридическая сила и информационная функция документа, а также возможность изготовить факсимильную копию документа.

6. Документ не может быть написан карандашом или иным технически легко исправляемым и физически неустойчивым способом.

7. Документ не должен содержать стертых, затушеванных мест, не оговоренных исправлений, вычеркивания и дополнений. Ошибочные записи должны быть перечеркнуты, а любой исправление — оговорено.

8. Документ должен быть написан четко различимым почерком, литературным языком, с соблюдением норм правописания и терминологией государственного языка. При переносе слов, использовании слов и конструкций необходимо соблюдать нормы государственного языка. Изложение документа должно быть точным, конкретным и недвусмысленным. При выборе языка документа необходимо соблюдать требования Закона «О языках».

9. Не допускается использование в одном документе нескольких языков одновременно, за исключением межгосударственных договоров и других документов, которые должны содержать идентичный текст на двух и более языках. Использование другого языка допускается при написании почтового адреса и символического наименований, а также в отдельных случаях в тексте:

1) при указании оригинальных форм иностранных имен собственных;

2) при упоминании иностранных символических названий.

10. Иностранные имена собственные воспроизводятся на государственном языке по оригинальному произношению в соответствии с нормами правописания латышского языка, если необходимо, за именами собственными в скобках указывается их оригинальное написание. Буквы алфавита других языков воспроизводятся в написании латышского языка.

11. В документе все слова обычно употребляются в полной форме с соответствующими падежными окончаниями, чтобы ясно показать взаимосвязанность слов. Если в документе используется сокращение, оно должно соответствовать общепринятым правилам правописания государственного языка или предусмотренной правовыми актами форме (приложение 1).

12. В документе используются общепринятые в Латвийской Республике единицы измерения и их сокращения.

4. Юридическая сила документа

4.1 Общие требования

13. Все организации в процессе своей деятельности, реализации прав и защиты законных интересов обязаны использовать только такие оригиналы документов и производные от них, которые имеют юридическую силу.

14. Документы, не имеющие юридической силы, для других организаций и физических лиц обязывающими не являются.

15. Для того, чтобы документ обрел юридическую силу, организация в ходе разработки и издания или принятия документа, а также должностное лицо при подписании, утверждении, согласовании, заверении документа, обязаны соблюдать установленные законами, правовыми актами Кабинета министров, уставом, положением или учредительным договором соответствующей организации, а также другими регламентирующими деятельность организации актами:

1) полномочия (свою компетенцию);

2) требования к разработке, изданию, принятию, заверению и регистрации документов.

16. Организация, издавая или принимая правовые акты, должна удостоверить свои полномочия (компетентность) в начале документа с указанием на статью или пункт соответствующего закона или другого правового акта, дающего организации право издать или принять данный правовой акт.

17. Чтобы документ обрел юридическую силу, физическое лицо, разрабатывая и подписывая документ, обязано соблюдать:

1) свои полномочия, вытекающие из правоспособности и дееспособности упомянутого лица и установленные законами и другими правовыми актами;

2) требования к разработке и регистрации документов, если таковые установлены законами и другими правовыми актами.

18. Чтобы документ имел юридическую силу, он должен содержать следующие реквизиты: 1) наименование автора документа;

2) дату документа;

3) наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа; 4) подпись.

19. Чтобы документ организации имел юридическую силу, в нем должны присутствовать также:

1) наименование вида документа, за исключением писем;

2) номер документа.

20. В предусмотренных правовыми актами случаях документ организации, чтобы он имел юридическую силу, дополнительно к упомянутым в пунктах 18 и 19 настоящих правил реквизитам должен содержать:

1) оттиск печати;

2) заверяющую документ надпись или отметку о заверке документа.

21. В документах, в которых необходимо указать получателя документа, должен быть указан также адресат.

22. Чтобы производная от оригинала документа обрела юридическую силу:

1) копия или факсимильная копия должна быть оформлена и ее верность заверена в соответствии с разделом 4.3 настоящих правил:

2) копия должна быть оформлена и ее верность заверена в соответствии с разделом 4.4 настоящих правил;

3) дубликат должен быть оформлен в соответствии с разделом 4.5 настоящих правил.

4.2 Реквизиты оригинала документа, обеспечивающие его юридическую силу

4.2.1. Наименование автора документа

23. Автором документа является:

1) организация или ее структурное подразделение, от имени которого должностное лицо в пределах своих полномочий (компетенции) подписало документ;

2) работник или чиновник (кандидат в чиновники), в пределах своих трудовых обязанностей подписавший документ от своего имени;

3) физическое лицо, подписавшее документ.

24. В любом документе, подписанном:

1) от имени организации ее должностным лицом, должно присутствовать полное наименование соответствующей организации;

2) от имени структурного подразделения организации ее должностным лицом должны присутствовать полное наименование соответствующей организации и ее структурного подразделения;

3) работником или чиновником (кандидатом в чиновники) организации от своего имени, должны присутствовать полное наименование соответствующей организации и наименование должности работника или чиновника (кандидата в чиновники);

4) физическим лицом, должны присутствовать имя и фамилия соответствующего лица, а также сведения, позволяющие однозначно идентифицировать данное лицо — адрес или наименование места работы (учебы), если необходимо — также персонального кода.

25. В документе организации упоминаются полное наименование соответствующей организации или ее структурного подразделения, которое должно соответствовать вписанному в регистрационное удостоверение или устав (положение), учредительный договор организации.

26. Наименование автора документа может быть воспроизведено на бланке, на котором пишется документ. Если бланк не используется, наименование автора документа может быть вписано или изображено при помощи штампа или иным техническим способом.

27. Наименование автора должно присутствовать на всех экземплярах документа, включая остающиеся у автора.

28. Размещение наименования автора документа в Документах управления и другие требования указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.2.2. Дата документа

29. Датой документа является дата подписания документа, датой протокола — дата проведения соответствующего запротоколированного заседания, собрания или совещания, а датой акта — дата указанного в соответствующем акте действия или дата последнего дня данного действия.

30. Дата документа может быть написана:

1) в текстовой форме, т. е. арабскими цифрами и словами, с точкой после порядковых номеров каждой группы цифр: сначала пишется год с использованием четырех цифр, затем слово «года», затем порядковый номер дня месяца и наименование месяца в местном падеже: 1997. gada 23. maijв;

2) в цифровой форме, т. е. только арабскими цифрами с точкой после каждой группы цифр: сначала пишется порядковый номер дня месяца двумя цифрами, затем — порядковый номер месяца двумя цифрами, затем — год четырьмя цифрами: если порядковый номер месяца или дня является однозначным числом, то перед ним ставится цифра «ноль», например: 23.05.1997.

31. Размещение даты документа в документах управления и другие требования указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.2.3. Наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа

32. Наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа должно соответствовать официальному наименованию административной территории.

33. Прочие требования, которые необходимо соблюдать при оформлении наименования места разработки, издания, принятия или подписания документа, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.2.4. Подпись

34. Каждый документ должен быть подписан.

35. В реквизите документа организации «подпись» должны присутствовать:

1) наименование должности лица подписавшего документ;

2) собственноручная личная подпись соответствующего должностного лица:

3) расшифровка личной подписи должностного лица (инициал и фамилия). Например: Генеральный директор (личная подпись) А.Бертулис

36. В реквизите «подпись» документа физического лица должна присутствовать собственноручная личная подпись соответствующего лица. Если физическое лицо не умеет или физически не способно писать, и вместо него документ подписывает другое лицо, данный факт своей подписью должны заверить два свидетеля, имена, фамилии, адреса и персональные коды которых должны быть указаны в подписанном документе.

37. Личная подпись обеспечивает юридическую силу документа организации лишь в том случае, если она лично поставлена именно тем лицом, должность которого упомянута в документе.

38. Если в документе подготовлена подпись одного должностного лица, но фактически документ подписывает другое должностное лицо (заместитель или исполняющий обязанности), то под наименованием должности должностного лица необходимо поставить отметку «зам.», если документ подписывает заместитель соответствующего должностного лица, или отметку «и.о.». если документ подписывает исполняющий обязанности соответствующего должностного лица, а также необходимо написать расшифровку подписи фактически поставившего подпись лица.

Например: Генеральный директор А.Бертулис и.о. (личная подпись) К.3ариньш

39. Если в соответствии с требованиями правовых актов на документе должны присутствовать подписи нескольких лиц, документ обретает юридическую силу лишь в том случае, если его подписали все соответствующие лица.

40. Личная подпись, воспроизведенная различными техническими средствами (штампом, с использованием компьютера, ксерокопирования' или иным способом), не обеспечивает юридическую силу документа.

41. Все экземпляры документа должны быть подписаны, включая остающиеся у автора документа.

42. Прочие требования, которые необходимо соблюдать при оформлении подписи, но не влияющие на юридическую силу документа, указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.2.5. Наименование вида документа

43. Наименование вида документа (распоряжение, акт, протокол, справка, положение и т. п.) должно соответствовать содержанию документа.

44. Прочие требования, которые необходимо соблюдать при оформлении наименования вида документа, но не влияющие на юридическую силу документа, указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.2.6. Номер документа

45. В номере документа должен присутствовать по меньшей мере порядковый номер документа в пределах календарного года, если правовыми актами не определено иное.

46. Прочие требования, которые необходимо соблюдать при оформлении номера документа, но не влияющие на юридическую силу документа, указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.2.7. Оттиск печати

47. Оттиск печати должен присутствовать:

1) на записи, удостоверяющей верность копии или факсимильной копии:

2) на записи, удостоверяющей верность выписки.

48. В предусмотренных правовыми актами случаях или по взаимной договоренности оттиск печати используется в следующих реквизитах:

1) подпись;

2) надпись заверения;

3) надпись согласования.

49. Оттиск печати должен быть четко различимым и не препятствующим недвусмысленно воспринимать другую указанную в документе информацию.

50. Прочие требования, которые необходимо соблюдать при оформлении оттиска печати, но не влияющие на юридическую силу документа, указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.2.8. Утверждающая надпись или отметка об утверждении документа

51. Утверждающая надпись или отметка об утверждении документа должна присутствовать, если правовыми актами определена необходимость утверждения соответствующего документа.

52. Документ может утвердить:

1) должностное лицо, подписав утверждаемый документ:

2) должностное лицо, подписав распорядительный документ, которым утверждается соответствующий документ;

3) путем принятия решения на заседании коллегиальной структуры, которым утверждается соответствующий документ.

53. Утверждение документа оформляется:

1) утверждающей надписью, если должностное лицо расписывается на утверждаемом документе;

2) отметкой об утверждении, если должностное лицо подписало распорядительный документ, которым утвержден соответствующий документ, или коллегиальная структура на своем заседании приняла решение об утверждении соответствующего документа.

54. Коллегиальная структура на своем заседании может утвердить документ:

1) приняв решение, оформленное как отдельный документ (постановление, распоряжение);

2) принять решение, занесенное только в протокол заседания.

55. Утверждающая надпись должна содержать:

1) написанное заглавными буквами слово «УТВЕРЖДАЮ»;

2) полное наименование должности утверждающего документ должностного лица;

3) собственноручную личную подпись утверждающего документ должностного лица и ее расшифровку (инициал и фамилию);

4) наименование места утверждения;

5) дату утверждения;

6) оттиск печати, если таковой предусмотрен правовыми актами или по взаимному соглашению.

Например: УТВЕРЖДАЮ директор Технического департамента

Министерства экономики (личная подпись) А.Клявиньш

Рига, 28.03.1997.

56. Если документ утверждается распорядительным документом, отметка об утверждении должна включать в себя:

1) написанное заглавными буквами слово «УТВЕРЖДЕНО»;

2) полное наименование автора распорядительного документа;

3) дату, наименование вида и номер распорядительного документа. Например: УТВЕРЖДЕНО распоряжением №25 от 28 марта 1997 года директора Технического департамента Министерства экономики

57. Если документ утверждается на заседании коллегиальной структуры с оформлением ее решения в виде отдельного документа, отметка об утверждении должна включать в себя:

1) написанное заглавными буквами слово «УТВЕРЖДЕНО»;

2) полное наименование коллегиальной структуры:

3) дату, наименование вида и номер принятого документа.

Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением №25 от 28.03.1997 правления акционерного общества Ритс

58. Если документ утверждается на заседании коллегиальной структуры с оформлением ее решения только в протоколе заседания, отметка об утверждении должна включать в себя:

1) написанное заглавными буквами слово «УТВЕРЖДЕНО»;

2) полное наименование коллегиальной структуры:

3) дату и номер протокола заседания коллегиальной структуры. Например: УТВЕРЖДЕНО на заседании правления акционерного общества Ритс 28.03.1997, прот. №25

59. Прочие требования, которые необходимо соблюдать при оформлении утверждающей надписи или отметки об утверждении документа, но не влияющие на юридическую силу документа, указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.2.9. Адресат

60. Адресата нужно указывать в письмах, телеграммах, телетайпограммах, телексах, телефонограммах, а также в других документах (заявлении, разъяснении, предложении, жалобе, сообщении и т. п.), в которых необходимо указывать получателя документа. Содержание реквизита «адресат» зависит от вида документа.

61. В качестве адресата письма и телефонограммы разрешается указывать только наименование получателя.

62. В качестве адресата телеграммы необходимо указывать также адрес почты или специальный телеграфный адрес получателя, если таковой имеется.

63. В качестве адресата телетайпограммы и телекса указывается также номер телетайпа или телекса получателя.

64. Прочие требования, которые нужно соблюдать при оформлении адресата, но которые не влияют на юридическую силу документа, указаны в разделе 5 настоящих правил.

4.3. Копия или факсимильная копия документа, ее изготовление и заверение правильности

65. Копия документа изготавливается следующими способами:

1) путем полного переписывания всей основной информации оригинала на лист бумаги; 2) путем заполнения особого бланка копии. 66. Факсимильная, копия документа изготавливается путем, фотографирования, копирования или получения иным техническим способом факсимильного изображения оригинала со всеми графическими и прочими особенностями оригинала.

67. При изготовлении копии документа необходимо соблюдать следующие требования:

1) необходимо переписать весь текст оригинала и все реквизиты;

2) необходимо переписать всю основную информацию оригинала, но нет необходимости переписывать разъясняющую информацию и можно не отражать графические и прочие особенности оригинала;

3) информация должна быть переписана в той же последовательности, в которой она изложена в оригинале;

4) в копии не разрешается исправлять допущенные в оригинале ошибки или иначе изменять или дополнять тексты;

5) если в оригинале имеется неразборчивый текст (например, часть слова, слово, несколько слов или другие знаки), то в копию необходимо переписать только ту часть текста, которая четко различима (отдельные буквы или часть слова), а неразборчивую часть текста необходимо отметить словами «неразборчиво»;

6) в том месте, где на оригинале присутствует подпись, на копии необходимо написать слово «подпись», поместив его в скобки:

7) в том месте, где на оригинале присутствует оттиск печати, на копии необходимо написать слово «печать», поместив его в скобки; при надобности указывается текст оттиска печати.

68. Особый бланк копии должен соответствовать типографским или иным способом отпечатанному бланку отдельного вида документа (диплома, аттестата, удостоверения и пр.), где вместо подписи и оттиска печати вписаны слова «подпись» и «печать».

69. При заполнении особого бланка копии из оригинала необходимо переписать основную информацию.

70. В верхнем правом углу первого листа копии или факсимильной копии должна присутствовать соответствующая надпись заглавными буквами «КОПИЯ» или «ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ».

71. Копия или факсимильная копия любого документа независимо от способа изготовления обретает юридическую силу лишь тогда, когда верность копии или факсимильной копии заверена. 72. Верность копии или факсимильной копии заверяется надписью заверения, которая должна включать в себя:

1) написанные заглавными буквами слова «КОПИЯ ВЕРНА» или «ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ ВЕРНА»;

2) полное наименование должности заверяющего копию или факсимильную копию лица (включая наименование организации), его собственноручную подпись и ее расшифровку:

3) наименование места заверения;

4) дату заверения;

5) оттиск печати. Например: КОПИЯ ВЕРНА Заведующая канцелярией Министерства экономики (печать) (личная подпись) А.Клявиня Рига 18.03.1997.

73. Копия или факсимильная копия документа, верность которой заверена только оттиском печати или только подписью, не имеет юридической силы.

74. В заверке верности копии или факсимильной копии необходимо указать, какие в оригинале документа были исправления, вычеркивания или иные особенности.

75. Верность копии или факсимильной копии документа своей подписью заверяет руководитель организации или уполномоченное им лицо.

76. Полномочия на заверку верности копии документа должны быть даны соответствующим распоряжением или организационным документом.

77. В копии или факсимильной копии документа можно указать, в каком деле организации находится документ, с которого сделана копия или факсимильная копия.

78. Не разрешается заверять верность копии паспорта или заменяющего его документа, удостоверения, членского билета или иного удостоверяющего личность документа.

79. Если копия или факсимильная копия содержит несколько листов, их верность разрешается заверять лишь в том случае, если все листы пронумерованы и прошиты.

80. Если правовые акты не требуют нотариальной заверки копии или факсимильной копии документа, организация имеет право заверять, и обязана заверять правильность копии или факсимильной копии документа:

1) для документов, автором которых является данная организация;

2) для документов, которые данная организация получила от других организаций и физических лиц, если другими правовыми актами не определена необходимость получения согласия автора документа;

3) для документов, которые физические лица представляют данной организации.

4.4. Выписка из документа, ее изготовление и заверка верности

81. Выписка из документа изготавливается следующими способами:

1) путем переписывания необходимой информации оригинала на лист бумаги;

2) путем заполнения особого бланка выписки.

82. При изготовлении выписки из документа необходимо соблюдать следующие требования:

1) нужно переписать все реквизиты оригинала, находящиеся перед текстом;

2) нужно переписать ту часть текста, которая необходима для защиты прав и интересов лица;

3) нужно переписать необходимую основную информацию оригинала, но нет нужды переписывать пояснительную информацию и можно не отражать графические и иные особенности оригинала;

4) информацию следует переписывать в той же последовательности, в которой она изложена в оригинале;

5) в выписке не разрешается исправлять допущенные в оригинале ошибки или иначе изменять или дополнять текст;

6) если в оригинале имеется неразборчивый текст (например, часть слова, слово, несколько слов или другие знаки), то в выписку необходимо переписать только ту часть текста, которая четко различима (отдельные буквы или часть слова), а неразборчивую часть текста необходимо отметить словами «неразборчиво»;

7) в том месте, где в оригинале присутствует подпись, в выписке следует написать слово «подпись», поместив его в скобки;

8) в том месте, где в оригинале присутствует оттиск печати, в выписке следует написать слово «печать», поместив его в скобки; если необходимо, указывается текст оттиска печати.

83. Особый бланк выписки должен соответствовать отпечатанному типографским или иным техническим способом бланку отдельного вида документа (протокола, акта и пр.), где на месте подписи и оттиска печати уже написаны слова «подпись» и «печать».

84. В верхнем правом углу первого листа выписки должна присутствовать надпись заглавными буквами «ВЫПИСКА».

85. Выписка из любого документа, независимо от способа ее изготовления, обретает юридическую силу только тогда, когда верность выписки заверена.

86. Верность выписки из документа заверяется надписью заверения, в которой должны присутствовать:

1) написанные заглавными буквами слова «ВЫПИСКА ВЕРНА»;

2) полное наименование должности заверяющего выписку должностного лица (включая наименование организации), его собственноручная подпись и ее расшифровка:

3) наименование места заверения:

4) дата заверения;

5) оттиск печати. Например:

ВЫПИСКА ВЕРНА Заведующая канцелярией Министерства экономики (печать) (личная подпись) а.клявиня Рига 28.03.1997.

87. Выписка из документа, заверенная только оттиском печати или только подписью, не имеет юридической силы.

88. В заверенной выписки необходимо указать, какие в оригинале документа имелись исправления, вычеркивания или иные особенности.

89. Верность выписки из документа своей подписью заверяет руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо.

90. Полномочие на заверку верности выписки из документа должно быть предоставлено соответствующим распорядительным документом.

91. В выписке из документа можно указать, в каком деле организации находится документ, из которого сделана выписка.

92. Не разрешается заверять верность выписки из паспорта или заменяющего его документа, удостоверения, членского билета или иного удостоверяющего личность документа.

93. Если выписка из документа содержит несколько листов, их верность разрешается заверять лишь в том случае, если все листы пронумерованы и прошиты.

94. Если правовые акты не требуют нотариальной заверки выписки из документа, организация имеет право заверять, и обязана заверять правильность выписки из документа:

1) для документов, автором которых является данная организация;

2) для документов, которые данная организация получила от других организаций и физических лиц, если другими правовыми актами не определена необходимость получения согласия автора документа;.

3) для документов, которые физические лица представляют данной организации.

4.5. Дубликат документа и его изготовление

95. Дубликат документа должен изготавливаться на основе тех первичных документов, по которым был выдан оригинал, он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа, если при его написании и оформлении соблюдены те же требования, которые предусмотрены для оригинала документа.

96. В верхнем правом углу первого листа дубликата должна присутствовать надпись заглавными буквами «ДУБЛИКАТ».

97. Дубликат документа подписывает должностное лицо, занимающее ту же должность или должность, равноценную той, которую занимало должностное лицо, подписавшее оригинал. Если подобное должностное лицо отсутствует, дубликат документа подписывает уполномоченное должностное лицо в соответствии с правовыми актами.

98. Если оригинал документа содержал оттиск печати, то в дубликате должен присутствовать оттиск печати той же или равноценной организации, или оттиск иной предусмотренной правовыми актами печати.

5. Документы управления

5.1. Общая характеристика

99. В систему документов управления входят следующие группы документов:

1) организационные документы;

2) распорядительные документы:

3) справочные и отчетные документы;

4) документы переписки (корреспонденция) ;

5) документы персонала.

100. Организационные документы устанавливают статус, подчиненность, задачи, обязанности, ответственность и права соответствующей организации, ее структурного подразделения и отдельного работника.

101. Распорядительными документами являются документы, при помощи которых осуществляется единоличное или коллегиальное руководство организацией.

102. Справочными и отчетными документами являются документы, в которых обобщены данные о деятельности организации или фактах.

103. Документами переписки (корреспонденцией) являются документы, при помощи которых информация передается адресату.

104. Документами персонала являются документы, при помощи которых организация формирует и оформляет трудовые отношения со своими работниками или чиновниками (кандидатами в чиновники).

105. Документ управления имеет следующие составные части: текст, реквизиты и служебные отметки.

106. В документе управления могут присутствовать следующие реквизиты:

1) изображение государственного герба, эмблемы, фирменного знака или товарного знака;

2) наименование автора документа;

3) регистрационный номер организации;

4) почтовый адрес автора документа;

5) указание на средство (средства) связи автора документа;

6) указание на ограничение использования документа;

7) наименование вида документа;

8) наименование места изготовления, издания, принятия или подписания документа;

9) дата документа;

10) номер документа;

11) дата полученного документа в ответном документе;

12) номер полученного документа в ответном документе;

13) надпись утверждения документа или отметка об утверждении документа;

14) адресат;

15) изложение содержания документа (не применяется при наличии наименования документа);

16) надпись о приложении к тексту;

17) указание о прилагаемых документах;

18) подпись;

19) оттиск печати;

20) надпись согласования документа или отметка о согласовании документа;

21) фамилия и номер служебного телефона разработчика документа.

107. В документе управления применяются следующие служебные отметки:

1) резолюция;

2) отметка о контроле документа;

3) виза;

4) отметка об ознакомлении с содержанием документа;

5) отметка об исполнении документа;

6) отметка о введении данных в информационную систему;

7) отметка о получении документа или отметка о получении и регистрации документа.

108. Если в соответствующих реквизитах и соответствующих отметках дата оформляется в численной форме, год пишется четырьмя цифрами.

109. Требования, которые необходимо соблюдать при оформлении реквизитов в документах управления, чтобы они имели юридическую силу, указаны в разделе 4 настоящих правил.

5.2. Зоны размещения составных частей документа

110. Составные части документа размещаются в зоне реквизитов бланка

(1), предтекстовой зоне (II), текстовой зоне (III) и зоне подписи (IV) (приложение 2). Необходимые составные части документа в соответствующих зонах размещаются согласно прилагаемому образцу (приложение 3).

111. В зоне реквизитов бланка (1) размещаются:

1) изображение государственного герба, эмблемы организации, фирменного знака или товарного знака:

2) наименование автора документа:

3) регистрационный номер организации:

4) почтовый адрес автора документа:

5) указание на средство (средства) связи автора документа.

112. В предтекстовой зоне (II) размещаются:

1) указание об ограничениях на использование документа;

2) надпись утверждения документа или отметка об утверждении документа;

3) наименование вида документа;

4) наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа;

5) дата документа;

6) номер документа;

7) дата полученного документа в ответном документе;

8) номер полученного документа в ответном документе;

9) адресат;

10) изложение содержания текста или наименование документа.

113. Надпись о приложении к тексту пишется в верхнем правом углу первого листа приложения к тексту документа.

114. В текстовой зоне (III) размещаются:

1) текст документа;

2) указание о приложенных документах.

115. В зоне подписи (IV) размещаются:

1) подпись;

2) оттиск печати;

3) надпись согласования документа или отметка о согласовании;

4) фамилия и номер служебного телефона разработчика документа;

5) надпись заверки верности копии или факсимильной копии документа;

6) надпись заверки выписки из документа.

5.3. Текст документа

116. Текст документа является главной составной частью документа.

117. Содержание и строение текста определяется целью, основной задачей документа. В соответствии с содержанием и видом документа следует выбирать язык и стиль документа.

118. Текст документа должен быть по возможности кратким, лаконичным, изложение должно быть простым, ясным, не двусмысленно воспринимаемым, следует избегать лишних повторений информации.

119. При оформлении текста следует ориентироваться на психологию и степень информированности получателя. Текст следует формировать с соблюдением перехода от известного к неизвестному. Недвусмысленно должна быть итожена главная мысль документа, если необходимо, с использованием графического выделения текста и с повторением наиболее существенного в конце текста (если текст длинный).

120. В тексте документа выделяются вводная часть, излагающая часть и резюмирующая часть. В некоторых документах резюмирующая часть может и не быть помещена в конце текста. В распорядительных документах резюмирующая часть обычно не применяется.

121. В вводной части по возможности короче, без лишних фраз читателя документа необходимо ввести в курс соответствующего вопроса (в табличных документах функцию вводной части выполняет наименование документа).

122. В излагающей части необходимо написать обоснование и изложение проблемы. Данная часть должна быть максимально концентрированной, упоминать следует только наиболее существенные факты, необходимые (и достаточные) для обоснования цели (основной задачи) документа.

123. В резюмирующую часть необходимо включить цель документа: идеи и сводные данные, дальнейшие задачи деятельности, побуждение к определенным действиям.

124. Текст документа следует формировать с оправданным по содержанию и наглядным разделением текста на абзацы и графическим выделениям. Текст обычно пишется с полутора интервалами между строками, а на листе формата А5 — с одним интервалом между строками.

125. При использовании в тексте марок и других сокращенных обозначений, необходимо соблюдать следующие основные принципы:

1) сокращенные обозначения марок материалов, изделий или деталей и пр. сохраняются в оригинальной форме изготовителя, если в языке оригинала используется латинский алфавит;

2) для материалов, изделий или деталей, для обозначения которых не использован латинский алфавит, обозначения пишутся трансформированными согласно письменности латышского языка с написанием при необходимости оригинальной формы в скобках.

5.4. Реквизиты документа управления

5.4.1. Изображение государственного герба, эмблемы организации, фирменного знака или товарного знака

126. Изображение государственного герба Латвийской Республики на бланке организации используется только в установленных законами или правовыми актами Кабинета министров случаях.

127. Организация, не имеющая права использовать на своем бланке изображение государственного герба, может использовать изображение своей эмблемы, фирменного знака или товарного знака, зарегистрированного в установленном законом порядке.

128. Изображение государственного герба, эмблемы организации, фирменного знака или товарного знака размещается над наименованием организации или слева от него в зоне реквизитов бланка или по верхнему краю листа.

5.4.2. Наименование автора документа

129. Наименование автора документа пишется в именительном падеже в зоне реквизитов бланка.

130. Если организация находится в подчинении другой организации, то перед наименованием соответствующей организации необходимо указать также наименование вышестоящей организации в именительном падеже.

5.4.3. Регистрационный номер организации

131. Все организации, которые в соответствии с законами должны быть зарегистрированы, в своих документах обязаны указывать номер регистрации, например: Rее. Nг. 000302475

132. Регистрационный номер организации пишется в зоне реквизитов бланка. 5.4.4. Почтовый адрес автора документа

133. Почтовый адрес организации пишется в зоне реквизитов бланка в соответствии с почтовыми правилами.

5.4.5. Указание на средство (средства) связи автора документа

134. В указание на средство (средства) связи автора документа включается номер и/или код телефона, факса или другого средства связи организации.

135. Номер и/или код средства (средств) связи автора документа пишется в зоне реквизитов бланка.

5.4.6. Указание об ограничении использования документа

136. Указание об ограничении использования документа используется, если законами и другими правовыми актами установлены ограничения свободного использования документа и включенной в него информации.

137. Указание об ограничении использования документа используется, оформляется и пишется в правой половине предтекстовой зоны листа в соответствии с особыми законами и правилами Кабинета министров.

5.4.7. Наименование вида документа

138. Вид документа определяет особенности строения текста документа и его функции, помогает определить задачу документа и обязательность исполнения его требований.

139. Наименование вида документа по отношению к остальной информации документа графически выделяется (буквами другого размера или иначе) и пишется посередине листа в предтекстовой зоне, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ

5.4.8. Наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа

140. Наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа пишется в местном падеже.

141. Если документ разработан, издан, принят или подписан:

1) в городе, то указывается только название города;

2) в волости, то указываются названия района и соответствующей волости.

142. Наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа пишется в предтекстовой зоне под названием вида документа, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ Кулдига

5.4.9. Дата и номер документа

143. Дата документа пишется в предтекстовой зоне в левой половине листа.

144. Место номера документа обозначается «Nr.» или «№».

145. В номере документа вместе с порядковым номером документа в качестве составной части номера могут присутствовать также другие обозначения, обычно оформляемые арабскими цифрами (могут использоваться и буквы). Порядковый номер регистрации документа обычно отделяется от других обозначений дробной чертой — «/», например: Nг. 2-15/567, где:

2 — номер (индекс) структурного подразделения согласно внутреннему делению организации;

15 — номер дела согласно номенклатуре дел организации;

567 — регистрационный порядковый номер документа.

146. Обозначения, используемые организацией в номерах своих документов, устанавливает сама организация.

147. Номер документа пишется в предтекстовой зоне в правой половине листа, за исключением документов переписки. Например: РАСПОРЯЖЕНИЕ Циблская волость Лудзенского района 15 апреля 1997 года №12

5.4.10. Дата и номер полученного документа в ответном документе

148. При представлении ответа в ответном документе необходимо указать дату и номер полученного документа.

149. Место даты полученного документа в ответном документе отмечается указанием «На» под датой документа.

150. Место номера полученного документа в ответном документе обозначается указанием «Nr.» или «№» справа от даты полученного документа, например: 15.04.1997. Nr.12 На 12.04.1997. Nr.1-14/222

5.4.11. Надпись утверждения документа или отметка об утверждении документа

151. Надпись утверждения документа или отметка об утверждении документа пишется в предтекстовой зоне.

5.4.12. Оформление адресата

152. Адресат пишется в дательном падеже в предтекстовой зоне в правой половине листа. Допускается написание адресата в левой половине листа.

153. Наименование организации и/или ее структурного подразделения пишется в родительном падеже.

154. При отправлении документа в адрес организации, его можно адресовать:

1) соответствующей организации;

2) структурному подразделению организации;

3) должностному лицу, работнику или чиновнику (кандидату в чиновники) организации.

155. Если документ адресован организации, в адресате:

1) должно присутствовать полное ее наименование, например: Государственному акционерному обществу «Ипашумс»

2) может быть указан почтовый адрес, например: Государственному акционерному обществу «Ипашумс» Бривибас гатве, 501, Рига, LV-1099

156. Если документ адресован структурному подразделению организации, в адресате:

1) должно присутствовать полное наименование организации и ее структурного подразделения, например: Отделу персонала Государственного акционерного общества «Ипашумс»

2) может быть указан почтовый адрес.

157. Если документ адресован должностному лицу, работнику или чиновнику (кандидату в чиновники) организации, в адресате:

1) должны присутствовать наименование соответствующей организации, наименование должности должностного лица, работника или чиновника (кандидата в чиновники), его имя и фамилия или инициал имени и фамилия, например: Специалисту Отдела товароведения Государственного акционерного общества «Ипашумс» Агре Лидуме

2) может быть указан почтовый адрес.

158. Если документ адресован физическому лицу, в адресате должны присутствовать имя и фамилия или инициал имени и фамилия соответствующего лица, а также почтовый адрес, например:

Г- ну Дзинтарсу Крастсу «Ошини», Силская вол., Огрский р- н п/о Лидуми, LV- 5099

5.4.13. Изложение содержания текста

159. В изложении содержания текста пишется краткая информация о содержании документа, чтобы соответствующий документ было легче отличить от других документов того же вида и разыскать его в дальнейшем.

160. Изложение содержания текста обычно пишется для всех документов.

161. Изложение содержания текста можно не писать, если документ оформлен на листе бумаги формата А5 или имеет наименование.

162. Изложение содержания текста пишется в предтекстовой зоне в левой половине листа.

163. Изложение содержания текста обычно начинается с предлога «О», и текст изложения должен дать ответ на вопрос «О чем данный документ?». Например: О разработке и оформлении документов

5.4.14. Указание на приложение к тексту и надпись

164. Указание на приложение к тексту пишется, если к тексту документа (далее в тексте — «основной документ») прилагается дополнительная информация, оформленная в виде пояснительного или иллюстративного документа, который используется только вместе с основным документом — таблица, образец документа, рисунок и т. п.

165. Указание на приложение к тексту оформляется в тексте основного документа словом «приложение» с помещением его в скобки и с упоминанием соответствующего порядкового номера, если приложений несколько, например:

Акт приема и передачи документов следует оформить согласно прилагаемому образцу (приложение 2).

166. Если текст основного документа содержит ссылку на уже указанное приложение, то далее в тексте оно оформляется указанием «см. приложение», с упоминанием номера соответствующего приложения (если таковой имеется), например:

Утверждение документа оформляется надписью утверждения (см. приложение 3).

167. Надпись приложения к тексту должна содержать:

1) слово «Приложение»;

2) наименование автора основного документа;

3) дату основного документа;

4) наименование вида основного документа;

5) номер основного документа.

168. При необходимости в надписи приложения можно указать пункт основного документа, в котором впервые упоминается соответствующее приложение, изложение содержания текста или наименование документа.

Например: Приложение к распоряжению Министерства экономики №109 от 12 ноября 1997 года (пункт 3.4)

5.4.15. Указание на прилагаемые документы

169. Указание на прилагаемые документы оформляется, если к документу (письму, акту и пр.) прилагается другой документ,

170. Указание на прилагаемые документы пишется в текстовой зоне под текстом основного документа.

171. В указании на прилагаемые документы необходимо указать.

1) слова «В приложении», после которого ставится двоеточие;

2) наименование прилагаемого документа;

3) количество листов (страниц) прилагаемого документа. Например:

В приложении: График посещения выставки на 1 стр.

172. Если к документу прилагается несколько экземпляров другого документа, то в указании на пролагаемые документы необходимо указать также количество экземпляров, например:

В приложении: Акт приема и передачи документов на 5 листах в 2 экз.

173. В указании на прилагаемые документы можно указывать также другую информацию.

174. Если прилагаемый к документу документ прошит или сброшюрован, то в указании на прилагаемые документы можно не указывать количество листов прилагаемого документа.

175. Если наименование прилагаемого документа упоминается в тексте основного документа, то в указании на прилагаемые документы можно повторно не указывать наименование прилагаемого документа. В данном случае указывается только наименование вида документа, например:

В приложении: Положение на 5 листах в 2 экз.

176. Если к документу прилагается несколько других документов, то в указании на прилагаемые документы их нумеруют, например: В приложении: 1. Акт приема и передачи документов на 5 л.

2. График посещения выставки на 1 л. в 5 экз.

3. Правила разработки и оформления документов в 9 экз.

177. Если к документу прилагается другой документ, к которому, в свою очередь, также приложен документ (документы), то указание на прилагаемые документы оформляется согласно следующему образцу:

В приложении: Акт приема и передачи документов с приложениями всего на 10 л.

178. Если к документу прилагается большое количество других документов, то указание на прилагаемые документы в соответствии с вышеупомянутыми требованиями оформляется на отдельном листе, который должен содержать название основного документа. В подобном случае в основном документе указание на прилагаемые документы оформляется согласно следующему образцу:

В приложении: Список прилагаемых документов на 1 л.

5.4.16. Оформление подписи

179. Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, то их подписи размещаются одна под другой с соблюдением должностных степеней соответствующих лиц, например:

Генеральный директор (личная подпись) А.Бертулис

Главный бухгалтер (личная подпись) К.3ариньш

180. Если документ подписывает комиссия, то подписи размещаются в той последовательности, в которой назван состав комиссии.

181. Если документ подписывают должностные лица двух различных организаций, то их подписи размещаются рядом на одном уровне в той последовательности, в которой указаны наименования соответствующих организаций в начале документа, например;

Председатель правления Директор Государст-

Акционерного общества «Вей» венного предприятия«Рите»

(личная подпись) А.Калниньш (личная подпись) К.Берзиньш

182. Если документ подписывают должностные лица нескольких различных организаций, их подписи размещаются согласно следующему образцу:

Председатель правления Директор Государственного

Акционерного общества «Вей» предприятия «Рите»).

(личная подпись) А Калниньш (личная подпись К.Берзиньш

Президент Генеральный директор

Государственного Фирмы ООО

акционерного «Рита вейш»

общества «Ипашумс» (личная подпись)

(личная подпись) ВЛапиньш

У.Клявиньш

183. Документ следует оформлять так, чтобы реквизиты зоны подписи находились на одном листе с текстом или по меньшей мере с частью текста.

5.4.17. Оттиск печати

184. Оттиск печати ставится в зоне подписи в месте, обозначенном в документе отметкой «м.п.». Если подобное место на документе не обозначено, оттиск печати ставится так, чтобы он затрагивал наименование должности подписавшего документ, например: Генеральный директор (печать) (личная подпись) А.Вилкс

5.4.18. Надпись согласования документа или отметка о согласовании документа

185. Если законами или другими правовыми актами предусмотрено согласование документов управления с другой организацией или в документе затронуты вопросы, решение которых связано с компетенцией другой организации, в документе должна присутствовать надпись согласования или отметка о согласовании.

186. Документ может быть согласован:

1) подписью должностного лица на согласуемом документе;

2) принятием решения на заседании коллегиальной структуры, согласующей документ.

187. Согласование документа оформляется:

1) надписью согласования, если должностное лицо ставит свою подпись на согласуемом документе:

2) отметкой о согласовании, если коллегиальная структура на своем заседании приняла решение о согласовании документа.

188. Коллегиальная структура на своем заседании документ может согласовать:

1) приняв решение, оформленное в виде отдельного документа (постановление, распоряжение);

2) приняв решение, занесенное только в протокол заседания.

189. Надпись согласования или отметка о согласовании пишется на всех экземплярах документа в зоне подписи в левой половине листа.

190. Надпись согласования должна содержать:

1) написанное заглавными буквами слово «СОГЛАСОВАНО»;

2) полное наименование должности согласующего документ должностного лица (включая полное наименование соответствующей организации в родительном падеже);

3) собственноручную подпись согласующего документ должностного лица и ее расшифровку;

4) дату согласования;

5) оттиск печати, если таковой предусмотрен соответствующими правовыми актами или по взаимному соглашению. Например: СОГЛАСОВАНО

Директор Технического департамента Министерства экономики (личная подпись) А.Клявиньш 28.09.1997.

191. Если документ согласовывается на заседании коллегиальной структуры с оформлением согласования в виде отдельного документа, то отметка о согласовании должна содержать:

1) написанное заглавными буквами слово «СОГЛАСОВАНО»:

2) полное наименование коллегиальной структуры:

3) дату, наименование и номер принятого документа. Например: СОГЛАСОВАНО постановлением правления акционерного общества «Рите» №25 от 28 мая 1997 года

192. Если документ согласовывается на заседании коллегиальной структуры с записью об этом только в протоколе заседания, то отметка о согласовании должна содержать:

1) написанное заглавными буквами слово «СОГЛАСОВАНО»:

2) полное наименование коллегиальной структуры;

3) дату и номер протокола заседания коллегиальной структуры. Например: СОГЛАСОВАНО на заседании правления акционерного общества «Рите» 28 июля 1997 года прот. №25

193. Если документ необходимо согласовать с двумя другими организациями, то согласование с каждой организацией оформляется своей надписью согласования или отметкой о согласовании, которые размещаются согласно следующему образцу:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Председатель правления Директор

Акционерного Государственного

общества «Вей» предприятия «Рите»

(личная подпись) (личная подпись)

А. Калниньш К.Берзиныц

17.07.1997. 20.07.1997.

194. Если документ необходимо согласовать с несколькими другими организациями, то надпись согласования или отметка о согласовании размещаются согласно следующему образцу:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Председатель Директор

правления Государственного

Акционерного предприятия

общества «Вен» «Ритс»

(личная подпись) (личная подпись)

А. Калниньш К.Берзиньш

17.07.1997. 20.07.1997.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор Технического постановлением

департамента правления

Министерства экономики акционерного

(личная подпись) общества «Ритс»

А.Клявиньш №25 от

1 27.07.1997. 28 июля 1997 года

195. Надписи согласования или отметки о согласовании в документе должны быть оформлены так, чтобы все они находились на одном листе с подписью. Если документ необходимо согласовать с многими организациями, и все надписи согласования или отметки о согласовании невозможно разместить на одном листе с подписью, их пишут на отдельном листе согласования с указанием на основной документ. В данном случае на основном документе должна присутствовать надпись «Приложен лист согласований».

5.4.19. Фамилия и номер служебного телефона разработчика документа

196. Фамилия и номер служебного телефона разработчика документа или другого компетентного в соответствующем вопросе работника организации обычно указываются в исходящих документах организации, но они могут указываться также в ее внутренних документах.

197. Фамилия и номер служебного телефона разработчика документа пишутся под реквизитом «подпись» в левой половине листа, например:

Клявиньш 7323999

198. Если документ разработан и подписан одним и тем же лицом, то и в этом случае необходимо написать данный реквизит.

5.5. Служебные отметки документа 5.5.1. Резолюция

199. Резолюция является неотъемлемой частью документа. Она должна быть четко написана непосредственно в предтекстовой зоне исполняемого документа на свободном месте так, чтобы она не покрывала какую- либо часть текста или реквизита документа. Резолюцию не ставят в верхнем левом углу первого листа и на полях документа.

200. В резолюции должны быть указаны:

1) исполнитель документа;

2) задание, которое должен выполнить исполнитель документа;

3) подпись автора резолюции;

4) дату наложения резолюции.

201. В резолюции можно не указывать подлежащее исполнению задание, если оно ясно вытекает из самого текста документа.

202. В резолюции может быть указан срок исполнения задания, например: А.Клявиньшу Подготовить проект ответа. Срок— 15.08.1997. (личная подпись) 01.08.1997.

203. В резолюции могут быть указаны также несколько исполнителей документа, например: А.Клявиньшу Б.Лапиньшу Г.Озолиньшу Провести служебное расследование и представить заключение. Срок— 15.09.1997. (личная подпись) 01.09.1997.

204. Если в резолюции указаны несколько исполнителей и не определен ответственный, то ответственным за исполнением документа в целом является тот, кто упомянут первым.

5.5.2. Отметка о контроле документа

205. Если исполнение полученного документа контролируется, отметка о контроле документа ставится слева на полях документа напротив изложения содержания текста.

206. В отметке о контроле документа пишутся:

1) слово «Контроль» или буква «К»;

2) дата, до которой документ должен быть полностью исполнен. Например: Контроль 25.10.1997.

5.5.3. Виза

207. Визой оформляется согласование документа в пределах организации. Виза ставится в зоне подписи под реквизитом «подпись».

208. Если визируется документ, отправляемый за пределы организации, то виза ставится только на том экземпляре, который остается в деле организации. Если визируется документ, остающийся в деле организации, то виза ставится на первом экземпляре документа. 209. Виза включает в себя:

1) дату наложения визы;

2) личную подпись лица наложившего визу.

210. Виза может быть дополнена наименованием должности и расшифровкой подписи лица наложившего визу.

211. Если лицо налагающее визу имеет возражения против проекта документа или дополнение к нему, они должны быть написаны около визы, а если их невозможно разместить на визируемом документе, то возражения и дополнения следует изложить на отдельном листе, а визу на визируемом документе оформить согласно следующему образцу: Возражения пролагаю. 14.11.1997. (личная подпись) К.Берзиньш

5.5.4. Отметка об ознакомлении с содержанием документа

212. При необходимости задокументировать ознакомление определенного лица с документом, в зоне подписи под реквизитом «подпись» ставится отметка об ознакомлении с содержанием документа.

213. Отметка об ознакомлении с содержанием документа должна включать в себя:

1) слово «Ознакомился» или «Читал»;

2) личную подпись соответствующего лица;

3) дату.

214. При необходимости отметка об ознакомлении с содержанием документа может быть дополнена наименованием должности и расшифровкой подписи соответствующего лица.

5.5.5. Отметка об исполнении документа

215. Отметка об исполнении документа ставится после полного исполнения документа в левой половине нижнего края первого листа документа.

216. Отметка об исполнении документа должна включать в себя краткое указание о результате исполнения документа.

217. Если в ходе исполнения документа разработан новый документ, то в отметке об исполнении документа пишется дата, наименование вида и номер нового документа, например:

12.04.1997. отправлено письмо №2-15/243. 218. Если документ исполнен без разработки нового документа, то в отметке об исполнении документа указывается, когда и каким образом он исполнен. На обратной стороне первого листа документа желательно подробнее изложить результат исполнения, например:

Вопрос К.Петерсонс решил по телефону 15.09.1997. с директором Технического департамента А.Клавансом. См. обратную сторону листа.

5.5.6. Отметка о введении данных документа в информационную систему

219. Если информация документа вводится в информационную систему, то в зоне подписи соответствующего документа посередине нижнего края листа следует сделать отметку о введении данных документа в информационную систему, например: minrik 12.doc.

220. В отметке о введении данных документа в информационную систему необходимо написать наименование соответствующей информационной системы. Отметка может быть дополнена личной подписью или кодом вводившего информацию и датой введения, например:

Информация введена ADAS «Virsone» Оператор (личная подпись) И.Берзс 16.08.1997.

5.5.7. Отметка о получении документа или отметка о получении и регистрации документа

221. В правой половине нижнего края первого листа документа, полученного организацией, необходимо сделать отметку о получении документа или отметку о получении и регистрации документа.

222. Отметка о получении документа должна включать в себя:

1) написанное заглавными буквами слово «ПОЛУЧЕНО»;

2) полное или сокращенное наименование организации- получателя документа;

3) дату получения документа.

223. При необходимости в отметке может быть указано время получения документа.

224. В отметке о получении и регистрации документа необходимо указать также регистрационный номер документа, например:

ПОЛУЧЕНО

Министерством финансов 10.12.1997. №265/2-15

5.6. Технические требования к разработке документов управления 5.6.1. Формат бумаги и поля документа

225. Документ пишется на одной или обеих сторонах листа на писчей бумаге следующего формата:

1) АЗ (420 х 210 мм) — только горизонтально;

2) А4 (297 х 210 мм) — горизонтально или вертикально;

3) А5 (210 х 148 мм) — горизонтально или вертикально.

226. Для защиты текста на документе оставляются следующие поля:

1) левое — не менее 30 мм; если текст пишется на обеих сторонах листа, на обратной стороне листа — не менее 10 мм;

2) правое — не менее 10 мм; если текст пишется на обеих сторонах листа, на обратной стороне листа — не менее 30 мм:

3) верхнее — не менее 20 мм;

4) нижнее — не менее 20 мм.

5.6.2. Бланк организации

227. Организация может изготавливать и использовать следующие бланки:

1) бланк организации;

2) бланк отдельного вида документа.

228. Бланк организации может использоваться для всех документов управления.

229. Бланк отдельного вида документа используется дня конкретного вида документа.

230. Организация может использовать изготовленные типографским или иным техническим способом на белой или слегка окрашенной в светлые тона бумаге бланки с заранее подготовленной неизменной частью текста.

231. На бланке организации воспроизводятся следующие реквизиты:

1) изображение государственного герба, эмблемы организации, фирменного знака или товарного знака;

2) наименование автора документа;

3) регистрационный номер организации;

4) почтовый адрес автора документа;

5) указание на средство (средства) связи автора документа.

232. На бланке отдельного вида документа дополнительно к реквизитам бланка организации необходимо воспроизвести наименование соответствующего вида документа.

233. На бланке организации и бланке отдельного вида документа разрешается воспроизводить трафаретные части или ограничительные отметки для следующих реквизитов:

1) дата документа;

2) номер документа;

3) наименование места разработки, издания, принятия или подписания документа:

4) дата полученного документа в ответном документе;

5) номер полученного документа в ответном документе;

6) надпись утверждения документа или отметка об утверждении документа:

7) адресат;

8) изложение содержания или наименование документа.

234. На бланке может быть воспроизведена также другая необходимая информация (номер счета и пр.), а также ограничивающие поля документа отметки, отметки для сгиба листа и т. п.

235. На бланке документа все реквизиты должны быть одного цвета, обычно — черного. Не допускается использование зеленого и желтого цветов или светлых тонов других цветов, что затрудняет изготовление копий документа.

236. Величину букв следует выбирать в зависимости от количества печатных знаков реквизитов. Величина и шрифт букв не должны сильно отличаться друг от друга. Большими по размеру буквами допускается выделять только наименование организации и вида документа.

237. Отметки, ограничивающие поля документа и размещение отдельных реквизитов на бланке могут быть обозначены уголками или иного рода обозначениями.

5.6.3. Выделение текста документа

238. Выделение текста документа не должно превышать четырех уровней: раздел, подраздел, абзац или пункт и подпункт.

239. Абзацы или пункты текста документа разрешается объединять в разделы и подразделы.

240. Содержание раздела или подраздела открывает соответственно заголовок раздела или подраздела, который пишется посередине первой строки раздела или подраздела.

241. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами, которые ставятся перед заголовком раздела или подраздела.

242. Номер подраздела состоит из порядкового номера раздела и порядкового номера подраздела, отделенных друг от друга точкой.

243. Если текст документа делится на разделы и пункты, номер пункта состоит из порядкового номера раздела и порядкового номера пункта, отделенных друг от друга точкой, например; 3.27.

244. Если текст документа делится на разделы, подразделы и пункты, номер пункта состоит из порядкового номера раздела, порядкового номера подраздела и порядкового номера пункта, отделенных друг от друга точкой, например: 3.2.27.

245. Если текст пункта разделяется на подпункты, номер пункта дополняется порядковым номером соответствующего подпункта, например: 3.2.27.1.

246. Если раздел или подраздел содержит только один пункт (абзац), его номер не пишется.

247. Допускается сквозная нумерация пунктов текста.

248. Номер пункта пишется с абзаца. Абзац образуют пять пробелов.

249. Если в конце раздела документа текст не занимает полную страницу, новый раздел можно писать на следующей странице, обозначив конец предыдущего раздела знаком конца раздела посередине страницы, например:

_____

или

****

5.6.4. Выделение информации

250. Для облегчения восприятия главной информации документа, она может быть графически выделена.

251. Информация может быть выделена следующими приемами:

Янис БЕРЗИНЬШ

1) путем написания выделяемой части заглавными буквами, например;

2) путем подчеркивания выделяемой части, например:

Янис БЕРЗИНЬШ

3) путем написания выделяемой части буквами через интервал, например: Янис Б е р з и н ь ш.

252. При оформлении документа для выделения информации можно использовать возможности соответствующих технических средств (другой шрифт, шрифт различной жирности и величины и т.п.), например:

1. Юридический департамент Государственной канцелярии.

2. Юридический департамент Государственной канцелярии.

3. Юридический департамент Государственной канцелярии.

5.6.5. Нумерация листов и страниц

253. Если документ оформлен только на одном листе или странице, она не нумеруется.

254. В документах, которые оформляются на двух или более листах (страницах), начиная со второго листа (странице), они соответственно нумеруются арабскими цифрами.

255. Номер каждого листа (страницы) пишется посередине верхнего или нижнего поля каждого листа (страницы) без всяких дополнительных знаков.

6. Заключительные вопросы

256. Настоящие правила вступают в силу с 1 июля 1996 года.

257. Бланки организации, изготовленные согласно стандарту Латвийской Республики LRS 3-90 «Система организационной и распорядительной документации. Образцовый формуляр. Основные правила оформления документов», разрешается использовать до 1 ноября 1996 года с соблюдением требований настоящих правил по оформлению реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.

258. Со дня вступления в силу настоящих правил признать утратившими силу:

1) стандарт Латвийской Республики LRS 3-90 «Система организационной и распорядительной документации. Образцовый формуляр. Основные правила оформления документов»;

2) распоряжение Совета Министров № 249- r «О проектах инструкций по делопроизводству учреждений местных самоуправлений» от 29 декабря 1990 года;

3) распоряжение Совета Министров N° 37- r «О выделении денежных средств» от 29 января 1991 года.

Премьер-министр А.Шкеле

Министр юстиции Дз.Расначс

Приложение 1

Наиболее часто используемые в документах сокращения

1. Традиционные сокращения, обычно используемые в тексте как сокращения

u.с. — и другие

utt. — и так далее

u.tml. — и тому подобное

vai tml. — или тому подобное

t.i. — то есть

sk. — смотреть

sal. — сравнить

liLg. — сего года

pikst. — часов

nr. — номер (после числа)

Nr. — номер (перед числом — в нумерации документов)

v.i —- исполняющий обязанности («места»)

vietn. — заместитель

Ls — лат (вместе с суммой цифрами)

N.B. (лат. nota bene!)— обратить особое внимание!

P.S. (лат. post scriptunt)— добавление после подписи

2. Сокращения, которыми в определенной позиции заменяют обычно употребляемые в полной форме слова или выражения:

a.god. — высокоуважаемый; высокочтимый

а.к. — абонентный ящик (вместе с числом)

а.l. — авторский лист

apg. — край

арm. — примерно

арг. — округ (вместе с названием)

арг./2 — апрель

a/s — акционерное общество

att. — изображение

aug. — август

b- bа — общество

bij. — бывший

bulv. — бульвар

cet. — квартал

cien. — уважаемый; уважаемая

dok. — документ

Dr. — доктор (вместе с фамилией)

Dr. h. (по- латышски)— хабилитированный доктор (вместе с фамилией)

Dr. habil. (по латыни)— хабилитированный доктор (вместе с фамилией)

dsk. — множественное число

dz./1 — родился; родилась (в биографических данных)

dz/2 — квартира (в адресе)

dzmv. — проживающий; проживающая (в адресе)

eks. — экземпляр

febr. — февраль

g. — год (вместе с числом)

gab. — штук (вместе с числом)

galv. — главный

god. — уважаемый; уважаемая (вместе с именем или наименованием должности)

gr. — группа

gs. — век

gs.b. — конец века

gs.s. — начало века

iec. — участок

iedz. — житель

iesk. — включительно

inv. — инвентарь

ine. — инженер

mst.loc. — действительный член (вместе с именем)

janv. — январь

jaun. — младший

jun. — июнь

jul. — июль

kdze (kdzei) (дат. kdzei)— госпожа (дат. госпоже)

kgs (дат. kgm)— господин (дат. господину)

kl. — класс

kor.loc. — член- корреспондент (вместе с именем)

lauk. площадь (в адресе)

Imn. — линия (в адресе)

1р. — лист

1рр. — страница

LVS — Государственный стандарт Латвии

o.cien. — высокоуважаемый; высокоуважаемая (вместе с именем или наименованием должности)

milj. — миллион

mljrd. — миллиард

neiesk. — не включая

nod. — отдел

nov. — ноябрь

okt — октябрь

orie. — оригинал

р. — пункт; статья (за порядковым номером)

pag. — волость (вместе с названием волости)

рвгb. — проверил; проверила

piel. — приложение

piem. — например

piez. — примечание

pils./1 — город (вместе с названием города)

pils./2 — гражданин

p.k/1 — почтовый ящик (вместе с номером)

p.k/2 — по порядку

р.п. — почтовое отделение

poz. — позиция

pr-js. — председатель (вместе с именем)

pr- ks. — начальник (вместе с именем)

prof. — профессор (вместе с именем)

raj. — район (вместе с названием района)

resp. — а именно

sab- bа — общество

sant. — сантим (вместе с числом)

sast. — составитель

svk. — начало

sij. — том (вместе с числом)

sept. — сентябрь

SIA — общество с ограниченной ответственностью

siev. — женщина, женский

spec. — специальный

tab. — таблица

t.p. — тот же; такой же

t.s. — так называемый

t.sk. — в том числе .

tbkst. — тысяча (вместе с числом)

uzp. — предприятие

vad. — руководитель

val. — язык

va/s, valsts a/s— государственное акционерное общество

vec. — старший (вместе с наименованием должности)

visp. — общий: всеобщий

vmr. — мужчина; мужской

vsk. — единственное число

v/u — государственное предприятие

zmm. — рисунок

К этим же сокращениям относятся также международные и латышские сокращения единиц времени

st- час

min — min. — минута

s — sek. — секунда

3. Индивидуальные сокращения, которые по мере надобности использует сам автор документа. Рядом с такими сокращениями в тексте, где они упоминаются впервые, необходимо дать также соответствующее им полное изложение, например:

1) ...министерства и другие государственные структуры (далее в тексте — «структуры»):

2) Терминологическая комиссия (ТК);

3) Латвийское общество врачей (ЛОВ).

Министр юстиции Дз.Расначс

Правила № 120 (протокол № 18, §15) Рига 23 марта 1999 года

Порядок прекращения применения нормативных актов Латвийской ССР

Изданы в соответствии со статьей 2 Закона «О прекращении применения нормативных актов Латвийской ССР»

1. Настоящие правила устанавливают порядок прекращения применения изданных структурами государственного управления Латвийской ССР нормативных актов.

2. С 1 января 2000 года в Латвийской Республике не применяются те акты нормативного характера, которые изданы структурами государственного управления Латвийской ССР:

2.1 постановления, инструкции и распоряжения Совета Министров Латвийской ССР;

2.2 инструкций, положения, методические указания министерств и ведомств Латвийской ССР и другие акты, утвержденные приказом или распоряжением соответствующего министра или руководителя ведомства;

2.3 акты, изданные прочими структурами государственного управления Латвийской ССР.

3. Стандарты, нормативы охраны труда, строительные нормативы и другие нормативно-технические акты Латвийской ССР подлежат рассмотрению в установленных законом структурах, и в дальнейшем списки применяемых актов Латвийской ССР до 31 декабря 1999 года публикуются в газете Латвияс Вестнесис.

4. Признать утратившим силу постановление Совета Министров № 337 «О применении стандартов, технических нормативов и правил в Латвийской Республике» от 14 августа 1992 года (Зиньотайс, 1992,44/45).

За премьер-министра — товарищ премьер-министра,

министр сообщений А.Горбунов

Министр юстиции И.Лабуцка

Саэйм принял и Президент страны провозглашает следующий закон:

Изменение в Законе о бесплатной доставке обязательных экземпляров полиграфических и иных изданий

Внести в Закон о бесплатной доставке обязательных экземпляров полиграфических и иных изданий (Зиньотайс, 1997, 23) следующее изменение:

изложить пункт 7 статьи 1 в следующей редакции:

«7) издатель — лицо, которое в соответствии с регистрационным удостоверением, уставом или положением осуществляет предпринимательскую деятельность, издает подготовленные им или другими полиграфические или электронные издания и для их издания получило кодовые номера агентств Латвийской Республики Международного стандарта нумерации книг — ISBN, Международного стандарта нумерации нот — ISMN или Международного стандарта нумерации серийных изданий — ISSN;».

Закон принят Саэймом 11 марта 1999 года.

Президент страны Г.Улманис

Рига, 25 марта 1999 года

Правила № 223 (протокол № 32, §9) Рига 22 июня 1999 года

О признании правил Кабинета министров № 341 «Положение о Государственной службе занятости» от 27 августа 1996 года утратившими силу

Изданы в соответствии с пунктом 3 статьи 14 Закона об устройстве Кабинета министров

1. Признать утратившими силу правила Кабинета министров №341 «Положение о Государственной службе занятости» от 27 августа 1996 года (Латвияс Вестнесис, 1996. 147).

2. Правила вступают в силу с 1 июля 1999 года.

Премьер-министр В.Криштопанс

Министр благосостояния В.Макаров

Саэйм принял и Президент государства подписал следующий Закон:

Закон об электронных документах

Раздел I. Общие положения

Статья 1. Используемые в Законе термины

В Законе используются следующие термины:

1) надежные средства создания электронной подписи — программное обеспечение, аппаратура и данные о создании электронной подписи, соответствующие всем следующим требованиям:

а) данные о создании электронной подписи созданы только один раз, и обеспечена их секретность,

б) от данных о создании электронной подписи невозможны производные, и с использованием технологий электронная подпись защищена от подделки,

в) данные о создании электронной подписи надежно защищены от возможного незаконного использования их третьими лицами,

г) надежные средства создания электронной подписи не изменяют подписываемый электронный документ и не препятствуют ознакомлению с этим документом перед его подписанием;

2) надежная электронная подпись — электронная подпись, соответствующая всем следующим требованиям:

а) она является привязанной исключительно к подписывающему лицу,

6) она обеспечивает идентификацию личности подписывающего лица,

в) она создана при помощи надежных средств создания электронной подписи, которые могут контролироваться только подписывающим лицом,

г) она связана с подписанным электронным документом таким образом, чтобы более поздние изменения в этом документе были заметны,

д) она заверена квалифицированным сертификатом;

3) электронный документ — любые в электронной форме созданные, хранящиеся, отправленные или полученные данные, обеспечивающие возможность их использования для выполнения какого-либо действия, реализации или защиты прав;

4) электронная подпись — электронные данные, приложенные к электронному документу или логически связанные с этим документом, обеспечивающие аутентичность электронного документа и подтверждающие идентичность подписывающего лица;

5) данные проверки электронной подписи

— данные, используемые для проверки электронной подписи;

6) данные о создании электронной подписи

— созданные только один раз данные, которые используются подписывающим лицом для создания электронной подписи;

7) квалифицированный сертификат — сертификат, содержащий установленную настоящим Законом информацию и выданный надежным оказывающим услуги сертификации лицом;

8) печать времени — в электронной форме подписанное подтверждение того, что электронный документ является обозначенным в определенные дату и время у оказывающего услуги сертификации лица;

9) подписывающее лицо — лицо, имеющее средства создания электронной подписи и действующее либо от своего имени, либо от имени того физического или юридического лица или учреждения, которое оно представляет;

10) услуги сертификации — выдача, аннулирование сертификатов, приостановление и возобновление действия сертификатов, регистрация сертификатов, содержание регистра данных проверки электронной подписи, обозначение электронного документа печатью времени, а также предоставление консультаций, связанных с электронными подписями;

11) сертификат —- электронное свидетельство, связывающее данные проверки электронной подписи с подписывающим лицом и служащее для определения идентичности подписывающего лица.

Статья 2. Действие Закона

(1) Настоящий Закон устанавливает правовой статус электронного документа и электронной подписи.

(2) Положения настоящего Закона не применяются, если обозначение электронного документа печатью времени осуществляется физическим или юридическим лицом, не являющимся оказывающим услуги сертификации лицом.

Раздел II. Электронный документ и его производные

Статья 3. Электронный документ

(1) Требование о письменной форме документа по отношению к электронному документу является выполненным, если электронный документ имеет электронную подпись и электронный документ соответствует другим требованиям, установленным нормативными актами.

(2) Электронный документ считается собственноручно подписанным, если он имеет надежную электронную подпись.

(3) Если нормативными актами предусматривается, что для документа в дополнение к другим реквизитам необходим также оттиск печати, это требование по отношению к электронному документу является выполненным, если электронный документ имеет надежную электронную подпись и печать времени.

(4) Электронная подпись является правовым доказательством, и представление электронного документа в качестве доказательства в компетентные учреждения не подлежит ограничению на основании только того, что:

1) документ имеет электронную форму;

2) он не имеет надежной электронной подписи.

(5) В обороте электронных документов между государственными учреждениями и учреждениями самоуправлений либо между этими учреждениями и физическими и юридическими лицами электронный документ считается подписанным, если он имеет надежную электронную подпись и печать времени.

(6) Положения настоящего Закона не применяются:

1) к договорам, по которым создается или передается право на недвижимую собственность, за исключением права аренды;

2) к договорам, которые согласно закону не имеют силы, если они не заверены в установленном законом порядке;

3) к договорам поручительства, если поручительство предоставляется, и к обеспечению залога, если они представляются лицами, действующими в целях, не связанных со специальностью, предпринимательской деятельностью или профессией этих лиц;

4} к сделкам в сфере семейного права и наследственного права.

Статья 4. Оригинал электронного документа

(1) Если нормативными актами устанавливается требование хранить или предъявлять оригинал документа, это требование по отношению к электронному документу является выполненным, если электронный документ соответствует требованиям частей второй и третьей статьи 3 настоящего Закона.

(2) Часть первая настоящей статьи распространяется на выраженное в форме обязанности требование или случай, когда нормативными актами предусматриваются определенные юридические последствия за не сохранение документа или не предъявление оригинала документа.

Статья 5. Производные электронного документа

(1) Копия, факсимильная копия электронного документа или выписка из него в бумажной форме имеет такую же юридическую силу, как оригинал, если верность копии, факсимильной копии или выписки удостоверена согласно требованиям нормативных актов и если выдающее копию, факсимильную копию или выписку лицо по требованию может предъявить оригинал документа в электронной форме и он соответствует требованиям настоящего Закона.

(2) Электронная копия, факсимильная копия бумажного документа или выписка из него имеют такую же юридическую силу, как оригинал, если лицо, которое согласно требованиям нормативных актов обладает правом удостоверения копий, факсимильных копий оригиналов документов или выписок из них, удостоверило ее правильность надежной электронной подписью и печатью времени и они соответствуют требованиям нормативных актов.

(3) Дубликат бумажного документа в электронной форме имеет такую же юридическую силу, как оригинал, если дубликат издан и оформлен в соответствии с требованиями настоящего Закона и иных нормативных актов.

(4) Создание производных электронного документа в бумажной форме разрешается только с таких электронных документов, которые возможно предъявить в читаемой или графической форме.

Раздел III. Правила оборота и хранения электронных документов

Статья 6. Общие правила оборота и хранения электронных документов

(1) Если нормативными актами устанавливаются требования к разработке, оформлению и хранению бумажного документа отдельного вида, эти же требования распространяются и на электронные документы.

(2) Порядок разработки, оформления, хранения и оборота электронных документов в государственных учреждениях и учреждениях самоуправлений и порядок оборота электронных документов между государственными учреждениями и учреждениями самоуправлений либо между этими учреждениями и физическими и юридическими лицами регламентируется правилами Кабинета министров.

(3) Генеральная дирекция государственных архивов несет ответственность за оценку и отбор электронных документов для длительного и постоянного хранения, а также осуществляет надзор за обеспечением в архивах государственных учреждений и учреждений самоуправлений сохранности и доступности электронных документов.

(4) Государственные учреждения и учреждения самоуправлений разрабатывают внутренние инструкции по обороту электронных документов, соответствующие настоящему Закону и упомянутым в части второй настоящей статьи правилам Кабинета министров, а также специфике работы учреждения и обеспечивающие физическим и юридическим лицам возможность представлять в государственные учреждения и учреждения самоуправлений и получать от них документы, их копии, факсимильные копии, выписки из них и их дубликаты в электронной или иной форме по выбору лица.

(5) Способ оценки электронных документов и срок их передачи в государственный архив на хранение регламентируются правилами Кабинета министров.

Статья 7. Специальные правила хранения электронных документов

(1) Если нормативными актами предусматривается, каким образом документы, записи или данные должны храниться, это требование по отношению к электронному документу является выполненным, если:

1) данные, которые он содержит, доступны для использования;

2) электронный документ сохранен в такой форме, в которой он был изначально создан, отправлен или получен, или в такой форме, в которой видны изначально созданные, отправленные или полученные данные;

3) сохраненные данные позволяют определить происхождение или конечную цель электронного документа, время его отправления или получения.

(2) Положения пункта 3 части первой настоящей статьи не распространяются на данные, автоматически создаваемые в процессе получения или отправления электронного документа.

(3) Лицо может выполнить требования части первой настоящей статьи с использованием услуг другого лица при соблюдении положений настоящего Закона.

Раздел IV. Лицо оказывающее услуги сертификации и надежное лицо оказывающее услуги сертификации

Статья 8. Лицо оказывающее услуги сертификации

(1) Оказывающим услуги сертификации лицом является физическое или юридическое лицо, оказывающее услуги сертификации без получения специального разрешения.

(2) Аккредитация оказывающего услуги сертификации лица является добровольной.

(3) Оказывающее услуги сертификации лицо считается надежным, если оно соответствует всем требованиям статьи 9 настоящего Закона.

Статья 9. Надежное лицо оказывающее услуги сертификации

Надежным оказывающим услуги сертификации лицом считается физическое или юридическое лицо, соответствующее всем следующим требованиям:

1) использует надежный персонал, имеющий необходимые для оказания услуг сертификации специальные знания, опыт, квалификацию, ознакомленный с соответствующими правилами безопасности оказания услуг сертификации и не судимый за совершение умышленных преступных деяний;

2) использует надежные и безопасные информационные системы и продукты, надлежащим образом защищенные от неразрешенного доступа и изменений;

3) содержит достаточные финансовые ресурсы для выполнения требований настоящего Закона и изданных на его основании нормативных актов, и страхует свою гражданско-правовую ответственность, для того чтобы иметь возможность возместить лицам убытки, причиненные по злому умыслу или по невнимательности;

4) аккредитовано в Государственной инспекции данных (в дальнейшем также — надзорное учреждение) в установленном настоящим Законом порядке;

5) обеспечивает непрерывный доступ к регистру данных проверки электронной подписи в режиме прямой связи;

6) обеспечивает немедленную возможность аннулирования квалификационного сертификата, приостановления и возобновления его действия в установленных настоящим Законом случаях;

7) обеспечивает возможность в любой момент констатировать дату и время выдачи, аннулирования квалификационного сертификата, приостановления и возобновления его действия;

8) использует надежные системы для хранения квалификационного сертификата в проверяемой форме и обеспечивает:

а) возможность только для уполномоченных лиц надежного оказывающего услуги сертификации лица производить записи или вносить в них изменения,

б) возможность проверки и констатации изменений в информации,

в) публичную недоступность выданных квалификационных сертификатов, за исключением случая, когда получено письменное согласие подписывающего лица,

г) видимость любых технических изменений, затрагивающих требования безопасности, администратору системы,

д) использование такой технологии, чтобы при применении данных о создании электронной подписи они никогда не копировались;

9) при обозначении электронных документов печатью времени обеспечивает возможность определения не вызывающих сомнения даты и времени полученного электронного документа;

10) обеспечивает неизменность печати времени подписанному электронному документу.

Статья 10. Аккредитация надежного лица оказывающего услуги сертификации

Для получения аккредитации в надзорное учреждение представляются следующие документы:

1) письменное заявление;

2) правила оказания услуг сертификации;

3) описание безопасности информационных систем и процедур оказания услуг сертификации;

4) заключение о проверке безопасности информационных систем и процедур оказания услуг сертификации;

5) документ, удостоверяющий выполнение требований пункта 3 статьи 9 настоящего Закона.

Статья 11. Правила оказания услуг сертификации

(1) В правила оказания услуг сертификации включаются:

1) фирма, регистрационный номер или имя, фамилия, личный код, адрес, телефон и адрес электронной почты надежного оказывающего услуги сертификации лица;

2) информация об используемых для оказания услуг сертификации информационных системах, оборудовании, технологиях, компьютерных программах и удостоверяющих право на их применение документах;

3) образец договора надежного оказывающего услуги сертификации лица и подписывающего лица;

4) информация о процедуре выдачи квалифицированного сертификата и ее безопасности;

5) информация о различных возможностях подписывающего лица ограничить использование надежной электронной подписи;

6) информация о процедурах аннулирования квалификационного сертификата, приостановления и возобновления его действия;

7) информация о технических и технологических возможностях, предлагаемых оказывающим услуги сертификации лицом для защиты надежных средств создания электронной подписи, данных проверки электронной подписи и квалификационного сертификата против незаконного применения;

8) информация о том, каким образом в непрерывном режиме прямой связи будет обеспечиваться свободный доступ к регистрам данных проверки электронной подписи, выданных, аннулированных, приостановленных и возобновленных сертификатов;

9) информация об обозначении электронного документа печатью времени и о безопасности этой процедуры;

10) информация о том, каким образом в непрерывном режиме прямой связи будет обеспечиваться свободный доступ к регистру печати времени.

(2) В случае изменения включенной в правила оказания услуг сертификации информации надежное оказывающее услуги сертификации лицо незамедлительно представляет в надзорное учреждение изменения в правилах оказания услуг сертификации.

Статья 12. Описание безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации

(1) Информация, указываемая в описании безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации, определяется Кабинетом министров.

(2) В случае изменения информации, указанной в описании безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации, надежное оказывающее услуги сертификации лицо незамедлительно представляет в надзорное учреждение изменения в описании безопасности информационных систем, оборудования и процедур.

Статья 13. Проверка безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации

(1) Проверка безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации осуществляется и заключение о ней представляется экспертом, включенным в утвержденный надзорным учреждением список.

(2) В утвержденный надзорным учреждением список включается лицо, соответствующее всем следующим требованиям:

1) оно имеет технические возможности для определения соответствия безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации требованиям нормативных актов;

2) оно является в юридическом и финансовом отношении независимым от надежных оказывающих услуги сертификации лиц и надзорного учреждения;

3) оно или занятый у него персонал имеет необходимые знания;

4) оно не занимается производством и поставкой информационных систем оказания услуг сертификации и других информационных технологий.

(3) Порядок и сроки проверки безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации устанавливаются Кабинетом министров.

Статья 14. Страхование гражданско-правовой ответственности

(1) Связанный с деятельностью надежного оказывающего услуги сертификации лица риск возможного ущерба подлежит обязательному страхованию.

(2) Страхование риска деятельности надежного оказывающего услуги сертификации лица обеспечивает требования, которые могут возникнуть в связи с его деятельностью.

(3) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо должно заключить страховой договор до получения аккредитации, и страховой договор поддерживается в силе в течение всего времени оказания услуг сертификации.

(4) Если в результате действия или бездействия надежного оказывающего услуги сертификации лица причинен убыток, страховое общество на основании страхового договора покрывает этот убыток из страхового возмещения надежного оказывающего услуги сертификации лица.

(5) Минимальная страховая сумма и порядок исчисления страхового возмещения устанавливаются Кабинетом министров.

Статья 15. Защита данных физических лиц

(1) Оказывающее услуги сертификации лицо может получать данные физического лица только непосредственно от подписывающего лица или от третьего лица, если подписывающее лицо дало на это согласие.

(2) Оказывающее услуги сертификации лицо может обрабатывать данные физического лица только с целью выдачи и содержания сертификата.

(3) Оказывающее услуги сертификации лицо без согласия подписывающего лица не может обрабатывать данные физического лица для других целей.

Раздел V. Квалификационный сертификат

Статья 16. Включаемая в квалификационный сертификат информация

(1) В квалификационный сертификат включается следующая информация:

1) указание на то, что он является квалификационным сертификатом;

2) фирма, регистрационный номер, государство учреждения или имя, фамилия и личный код надежного оказывающего услуги сертификации лица;

3) имя и фамилия подписывающего лица или его псевдоним с указанием на то, что это псевдоним;

4) личный код подписывающего лица;

5) срок действительности квалификационного сертификата;

6) присвоенный надежным оказывающим услуги сертификации лицом порядковый номер сертификата;

7) данные проверки электронной подписи, соответствующие данным создания электронной подписи, находящимся под контролем подписывающего лица.

(2) В дополнение к упомянутой в части первой настоящей статьи информации в квалификационный сертификат может быть включена также следующая информация:

1) сфера действия квалификационного сертификата или другие ограничения действия сертификата;

2) специфический распространяемый на подписывающее лицо юридический факт (если таковой необходим) в зависимости от цели, для которой предназначен квалификационный сертификат;

3) ограничения суммы для сделок, для осуществления которых может использоваться квалификационный сертификат;

4) личный идентификационный номер подписывающего лица.

(3) Квалификационный сертификат подписывается надежной электронной подписью надежного оказывающего услуги сертификации лица.

Статья 17. Выдача квалификационного сертификата

(1) Для получения квалификационного сертификата подается письменное заявление подписывающего лица.

(2) Перед выдачей квалификационного сертификата надежное оказывающее услуги сертификации лицо в присутствии подписывающего лица убеждается в идентичности подписывающего лица на основании предъявленного подписывающим лицом удостоверяющего личность документа.

(3) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо по письменному требованию подписывающего лица включает в квалификационный сертификат информацию о полномочиях подписывающего лица или иную значимую информацию, упомянутую в части второй статьи 16 настоящего Закона.

(4) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо по письменному требованию подписывающего лица может вписать в квалификационный сертификат вместо имени и фамилии подписывающего лица псевдоним с соответствующим указанием на это в сертификате.

(5) Квалификационный сертификат выдается подписывающему лицу надежным оказывающим услуги сертификации лицом.

(6) Подписывающему лицу может быть выдано несколько квалификационных сертификатов.

(7) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо с сохранением установленной настоящим Законом ответственности на основании договора может доверить другому лицу выполнение действий, определенных частями второй, третьей и четвертой настоящей статьи, если на это дало письменное согласие надзорное учреждение.

Статья 18. Аннулирование квалификационного сертификата, приостановление и возобновление его действия

(1) Аннулированием квалификационного сертификата является признание этого сертификата недействительным. Действие аннулированного квалификационного сертификата не возобновляется.

(2) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо незамедлительно аннулирует квалификационный сертификат в следующих случаях:

1) подписывающее лицо требует аннулировать сертификат;

2) надежное оказывающее услуги сертификации лицо получает официальную информацию о смерти подписывающего лица или изменяется другая включенная в сертификат информация;

3) подписывающее лицо представило надежному оказывающему услуги сертификации лицу недостоверные или вводящие в заблуждение сведения с целью получения квалификационного сертификата;

4) для исполнения постановления суда об аннулировании квалификационного сертификата.

(3) Приостановлением действия квалификационного сертификата является временное признание этого сертификата недействительным. Приостановленное действие квалификационного сертификата может быть возобновлено. (4) Возобновлением действия квалификационного сертификата является признание действительным такого квалификационного сертификата, действие которого было приостановлено.

(5) Действие квалификационного сертификата приостанавливается и возобновляется надежным оказывающим услуги сертификации лицом при исполнении постановления суда или по письменному требованию подписывающего лица.

(6) Квалификационный сертификат не может быть аннулирован и его действие не может быть приостановлено или возобновлено задним числом.

(7) Надежная электронная подпись является недействительной с момента аннулирования квалификационного сертификата или приостановления его действия.

(8) В случае смерти подписывающего лица надежная электронная подпись является недействительной с момента смерти подписывающего лица.

(9) Если надежное оказывающее услуги сертификации лицо без правовой основы, злонамеренно или по невнимательности аннулирует квалификационный сертификат, приостанавливает или возобновляет его действие, надежное оказывающее услуги сертификации лицо возмещает причиненные лицам убытки, возникшие в результате необоснованного аннулирования квалификационного сертификата, приостановления или возобновления его действия.

Раздел VI. Надзор за надежными оказывающими услуги сертификации лицами

Статья 19. Учреждение надзора за надежными оказывающими услуги сертификации лицами

(1) Государственная инспекция данных является учреждением надзора за надежными оказывающими услуги сертификации лицами.

(2) Надзорное учреждение осуществляет регулярный надзор за соответствием деятельности надежных оказывающих услуги сертификации лиц требованиям настоящего Закона и иных нормативных актов.

Статья 20. Обязанности надзорного учреждения

(1) Надзорное учреждение имеет следующие обязанности:

1) аккредитация оказывающих услуги сертификации лиц в соответствии с принципом добровольной аккредитации;

2) проверка соблюдения надежными оказывающими услуги сертификации лицами правил оказания услуг сертификации;

3) надзор за соответствием безопасности информационных систем и процедур надежных оказывающих услуги сертификации лиц требованиям настоящего Закона, иных нормативных актов и описанию безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации;

4) надзор за доступностью в непрерывном режиме прямой связи регистров данных проверки и печати времени электронной подписи квалификационных сертификатов, выданных, аннулированных, приостановленных и возобновленных надежными оказывающими услуги сертификации лицами;

5) обеспечение свободного доступа в непрерывном режиме прямой связи регистра аккредитованных в Латвии надежных оказывающих услуги сертификации лиц, в который включается также информация об оказывающих услуги сертификации лицах других государств, выданные которыми квалификационные сертификаты гарантируются аккредитованным в Латвийской Республике надежным оказывающим услуги сертификации лицом.

(2) Надзорное учреждение содержит в непрерывном режиме прямой связи свободно доступный регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц, в котором является доступной следующая информация:

1) фирма или имя и фамилия надежного оказывающего услуги сертификации лица;

2) адрес, телефон, адрес электронной почты надежного оказывающего услуги сертификации лица;

3) правила оказания услуг сертификации;

4) описание безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации;

5) заключение проверки безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации;

6) дата аккредитации;

7) информация о замечаниях, предупреждениях надзорного учреждения или аннулировании аккредитации.

(3) Если представленные документы и оказывающее услуги сертификации лицо соответствуют требованиям настоящего Закона и иных нормативных актов, надзорное учреждение в течение 10 дней со дня получения упомянутых в статье 10 настоящего Закона документов выдает оказывающему услуги сертификации лицу удостоверение об аккредитации и включает упомянутую в части второй настоящей статьи информацию в регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц.

(4) Если представленные документы или оказывающее услуги сертификации лицо не соответствуют требованиям настоящего Закона и иных нормативных актов, надзорное учреждение в течение 10 дней со дня получения упомянутых в статье 10 настоящего Закона документов выдает письменный отказ в аккредитации.

Статья 21. Мероприятия по надзору

(1) Надзорное учреждение имеет право давать указания надежному оказывающему услуги сертификации лицу для устранения несоответствия настоящему Закону, иным нормативным актам, включенным в регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц правилам оказания услуг сертификации или описанию безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации.

(2) Срок устранения несоответствия устанавливается надзорным учреждением.

(3) В случае невыполнения указаний надзорного учреждения в установленный им срок надзорное учреждение предупреждает надежное оказывающее услуги сертификации лицо о возможном аннулировании аккредитации.

(4) В случае невыполнения указаний надзорного учреждения в течение 10 дней после предупреждения надзорного учреждения об аннулировании аккредитации аккредитация надежного оказывающего услуги сертификации лица незамедлительно аннулируется и информация об аннулировании аккредитации включается в регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц.

(5) После аннулирования аккредитации надежного оказывающего услуги сертификации лица применяются положения частей второй, третьей, четвертой и пятой статьи 22 настоящего Закона.

(6) При осуществлении надзора должностное лицо надзорного учреждения предъявляет служебное удостоверение. Упомянутое лицо имеет следующие права:

1) свободно посещать любые нежилые помещения, в которых находятся информационные системы и оборудование надежного оказывающего услуги сертификации лица, и в присутствии надежного оказывающего услуги сертификации лица осуществлять необходимую проверку или другие мероприятия для определения соответствия процесса оказания услуг сертификации настоящему Закону, иным нормативным актам, включаемым в регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц правилам оказания услуг сертификации и описанию безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации;

2) требовать письменных или устных пояснений от представителей и работников надежного оказывающего услуги сертификации лица;

3) знакомиться с документами и другой информацией, относящейся к оказанию услуг сертификации;

4) требовать проверки информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг

сертификации и назначать независимую экспертизу для изучения проверяемых вопросов.

(7) Надзорное учреждение имеет право обращаться в суд с иском о прекращении деятельности надежного оказывающего услуги сертификации лица, если соответствующее надежное оказывающее услуги сертификации лицо нарушает настоящий Закон или иные нормативные акты.

(8) Решения надзорного учреждения могут быть обжалованы в суде.

Статья 22. Прекращение деятельности надежного оказывающего услуги сертификации лица, объявление его неплатежеспособным и приостановление оказания им услуг

(1) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо незамедлительно письменно информирует надзорное учреждение и подписывающих лиц, с которыми у него заключен договор об оказании услуг сертификации, о прекращении его деятельности, об объявлении его неплатежеспособным или о приостановлении оказания им услуг сертификации.

(2) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо в упомянутых в части первой настоящей статьи случаях обеспечивает сохранность связанных с услугами сертификации данных, информации, баз данных, регистров, другой принадлежащей информации, информационных систем и услуг сертификации с передачей их по взаимному соглашению другому надежному оказывающему услуги сертификации лицу.

(3) Обо всех процедурах и сроках передачи незамедлительно письменно информируется надзорное учреждение.

(4) Если упомянутая в части второй настоящей статьи передача невозможна, надежное оказывающее услуги сертификации лицо под наблюдением надзорного учреждения сдает в государственный архив связанные с услугами сертификации данные, информацию, базы данных, регистры, другую принадлежащую информацию, информационные системы и услуги сертификации.

(5) Подписывающее лицо после получения информации о прекращении деятельности надежного оказывающего услуги сертификации лица, объявлении его неплатежеспособным или приостановлении оказания им услуг имеет право передать свои данные, связанные с выданным квалификационным сертификатом, другому надежному оказывающему услуги сертификации лицу по своему выбору.

(6) Надзорное учреждение незамедлительно аннулирует аккредитацию прекратившего деятельность, объявленного неплатежеспособным или приостановившего оказание услуг сертификации надежного оказывающего услуги сертификации лица, включив об этом информацию в регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц.

Раздел VII. Обязанности и ответственность надежного оказывающего услуги сертификации лица и подписывающего лица

Статья 23. Обязанности надежного оказывающего услуги сертификации лица

Надежное оказывающее услуги сертификации лицо имеет следующие обязанности:

1) использовать надежные информационные системы, оборудование и процедуры оказания услуг сертификации, гарантирующие надлежащую безопасность услуг сертификации;

2) осуществлять необходимые мероприятия для гарантирования секретности и защиты данных о создании надежной электронной подписи от незаконной обработки и использования данных о создании электронной подписи, защиты квалификационных сертификатов от подделки и доступности этих сертификатов исключительно с согласия подписывающего лица;

3) обеспечивать соответствие информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации настоящему Закону и иным нормативным актам;

4) обеспечивать включение идентифицирующей личность подписывающего лица информации в квалификационный сертификат только на основании удостоверяющего личность документа, предъявленного в присутствии подписывающего лица;

5) обеспечивать выдачу квалификационного сертификата с заключением с подписывающим лицом договора об оказании услуг сертификации;

6) перед заключением договора письменно информировать подписывающее лицо о правилах и условиях, распространяющихся на использование квалификационного сертификата, в том числе о любых ограничениях на использование сертификата, о процедурах рассмотрения жалоб и споров, о гражданско-правовой ответственности надежного оказывающего услуги сертификации лица. Информация может быть отправлена в электронной форме с подтверждением надежной электронной подписью надежного оказывающего услуги сертификации лица. Соответствующие части этой информации становятся доступными для лиц, полагающихся на квалификационный сертификат, по требованию этих лиц;

7) перед заключением договора письменно информировать подписывающее лицо о правилах оказания услуг сертификации и мерах безопасности, принимаемых надежным оказывающим услуги сертификации лицом для предотвращения незаконного использования выданных квалификационных сертификатов;

8) после выдачи квалификационного сертификата письменно информировать подписывающее лицо о включенных в сертификат условиях и ограничениях на использование сертификата;

9) соблюдать настоящий Закон, иные нормативные акты, включенные в регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц правила оказания услуг сертификации и описание безопасности информационных систем и процедур оказания услуг сертификации;

10) незамедлительно информировать надзорное учреждение обо всех обстоятельствах, препятствующих соблюдению настоящего Закона, иных нормативных актов, включенных в регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц правил оказания услуг сертификации или описания безопасности информационных систем и процедур оказания услуг сертификации;

11) незамедлительно аннулировать квалификационный сертификат в случаях, упомянутых в части второй статьи 18 настоящего Закона;

12) если упомянутые в пунктах 2 и 3 части второй статьи 18 настоящего Закона факты не могут быть незамедлительно и несомненно подтверждены, приостанавливать действие квалификационного сертификата до выяснения соответствующих фактов;

13) незамедлительно информировать подписывающее лицо, его доверенных лиц или наследников об аннулировании квалификационного сертификата или приостановлении его действия;

14) постоянно содержать бесплатные и свободно доступные регистры данных полной проверки электронной подписи, выданных, аннулированных, приостановленных и возобновленных квалификационных сертификатов и регистры печати времени в непрерывном режиме прямой связи;

15) вести полный учет процедур выдачи, аннулирования квалификационных сертификатов, приостановления и возобновления их действия, а также печати времени;

16) хранить связанную с квалификационными сертификатами и печатями времени информацию в течение определенного срока в порядке, предусмотренном настоящим Законом и иными нормативными актами;

17) регулярно проводить проверку безопасности связанных с оказанием услуг сертификации информационных систем, оборудования и процедур и хранить записи проверки. В записях проверки фиксируются все мероприятия, связанные с выдачей, аннулированием квалификационного сертификата, приостановлением и возобновлением его действия, мероприятия, связанные с обозначением электронного документа печатью времени, а также любые другие изменения данных. Записи проверки хранятся постоянно. Записи проверки обеспечиваются установленной нормативными актами физической и логической защитой;

18) осуществлять мероприятия по защите от возможной подделки квалификационных сертификатов и печатей времени, гарантировать конфиденциальность данных о создании электронной подписи во время их создания;

19) не хранить и не копировать данные о создании электронной подписи;

20) обеспечивать указание печатью времени координированное в международном отношении точного времени;

21) в установленном нормативными актами порядке предоставлять информацию в учреждения суда, прокуратуры и дознания о выданных, аннулированных, приостановленных и возобновленных сертификатах и печатях времени;

22) соблюдать Закон о защите данных физических лиц и нормативные акты, регулирующие безопасность информационных систем;

23) сдавать регистр аннулированных и прекративших действие квалификационных сертификатов в государственный архив в соответствии с правилами Кабинета министров, регламентирующими порядок и сроки оценки, накопления и передачи электронных документов в государственный архив;

24) страховать свою гражданско-правовую ответственность.

Статья 24. Ответственность надежного оказывающего услуги сертификации лица

(1) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо несет ответственность за убытки, причиненные лицу, сознательно положившемуся на квалификационный сертификат в отношении:

1) соблюдения требований настоящего Закона и иных нормативных актов при выдаче квалификационного сертификата, а также соблюдения и исполнения включенных в регистр оказывающих услуги сертификации лиц правил оказания услуг сертификации или описания безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации;

2) включенной в квалификационный сертификат информации;

3) соответствия данных о создании электронной подписи включенным в сертификат данным проверки электронной подписи на момент выдачи квалификационного сертификата;

4) использования надлежащим образом данных о создании электронной подписи и данных проверки электронной подписи.

(2) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо несет ответственность за убытки, причиненные лицу, сознательно положившемуся на квалификационный сертификат, если не зарегистрировано аннулирование этого сертификата или приостановление его действия.

(3) Надежное оказывающее услуги сертификации лицо не несет ответственности за убытки, причиненные лицу, сознательно положившемуся на квалификационный сертификат, который используется без соблюдения включенных в него условий или ограничений либо с превышением указанного в сертификате ограничения суммы сделок.

Статья 25. Обязанности и ответственность подписывающего лица

(1) Подписывающее лицо имеет следующие обязанности:

1) предоставлять надежному оказывающему услуги сертификации лицу достоверную информацию;

2) перед заключением договора об оказании услуг сертификации письменно подтверждать ознакомление с включенными в регистр надежных оказывающих услуги сертификации лиц правилами оказания услуг сертификации, описанием безопасности информационных систем, оборудования и процедур оказания услуг сертификации и другими мероприятиями по безопасности, осуществляемыми надежным оказывающим услуги сертификации лицом с целью предотвращения незаконного использования квалификационного сертификата;

3) после получения квалификационного сертификата письменно подтверждать ознакомление с включенными в квалификационный сертификат условиями и ограничениями;

4) обеспечивать не использование данных о создании электронной подписи без ведома подписывающего лица;

5) незамедлительно требовать аннулирования надежным оказывающим услуги сертификации лицом квалификационного сертификата или приостановления его действия при наличии основания считать, что данные о создании электронной подписи используются без ведома подписывающего лица;

6) незамедлительно требовать аннулирования надежным оказывающим услуги сертификации лицом квалификационного сертификата в случае изменения включенной в него информации.

(2) Подписывающее лицо несет ответственность за убытки, причиненные лицу, сознательно положившемуся на квалификационный сертификат, если:

1) подписывающее лицо предоставляет надежному оказывающему услуги сертификации лицу недостоверную информацию;

2) подписывающее лицо должным образом не заботится о защите данных о создании электронной подписи против неразрешенного использования;

3) имелись основания считать, что данные о создании электронной подписи использовались без ведома подписывающего лица, но подписывающее лицо не потребовало аннулирования надежным оказывающим услуги сертификации лицом квалификационного сертификата или приостановления его действия.

Раздел VIII. Признание выданного в иностранном государстве квалификационного сертификата

Статья 26. Признание выданного в иностранном государстве квалификационного сертификата

Выданный в иностранном государстве квалификационный сертификат имеет установленные настоящим Законом юридический статус и правовые последствия, если статус сертификата и связанные с сертификатом данные проверки электронной подписи могут быть проверены при нахождении в Латвии и квалификационный сертификат соответствует по меньшей мере одному из следующих условий:

1) он соответствует всем требованиям настоящего Закона и иных нормативных актов;

2) он выдан добровольно аккредитованным в надзорном учреждении оказывающим услуги сертификации лицом;

3) он гарантирован добровольно аккредитованным в надзорном учреждении оказывающим услуги сертификации лицом;

4) он признается в Латвийской Республике согласно международным договорам;

5) он выдан аккредитованным в стране-участнице Европейского союза оказывающим услуги сертификации лицом или гарантирован аккредитованным в стране-участнице Европейского союза оказывающим услуги сертификации лицом.

Переходное положение

Государственные учреждения и учреждения самоуправлений обязаны принимать электронные документы от физических и юридических лиц не позднее 1 января 2004 года.

Закон вступает в силу 1 января 2003 года.

Закон принят Сеймом 31 октября 2002 года

За Президента ЛР Председатель Саэйма И.Удре

г. Рига, 20 ноября 2002 года

Правила о регистре недействительных документов

Правила № 65 (протокол № 7, § 30) г. Рига, 4 февраля 2003 года

Изданы согласно части второй статьи 16 Закона об удостоверяющих личность документах и части пятой статьи 27 Закона об управлении морскими делами и о морской безопасности

I. Общие вопросы

1. Правила устанавливают виды недействительных документов и их незаполненных бланков, которые включаются в регистр недействительных документов (в дальнейшем — регистр), а также порядок учета этих документов и бланков.

2. Регистр является государственной информационной системой, в которой имеются сведения о недействительных документах Латвийской Республики и их бланках, а также о недействительных удостоверяющих личность иностранных лиц документах и их бланках (в дальнейшем — документы).

3. В регистр включают сведения о следующих недействительных документах Латвийской Республики и их бланках:

3.1. паспорт;

3.2. удостоверение личности;

3.3. удостоверение водителя транспортного средства;

3.4. книжка моряка.

4. Целью создания регистра является обеспечение единого компьютеризированного учета документов, а также случаев с документами.

5. Случаем с документом (в дальнейшем — случай) является юридический факт, на основании которого устанавливается статус документа — действительный или недействительный.

6. Действия, связанные с учетом сведений регистра, организуются и направляются Информационным центром Министерства внутренних дел (в дальнейшем — центр).

7. Регистрирующие учреждения, за исключением Консульского департамента Министерства иностранных дел, дипломатических и консульских представительств Латвийской Республики в иностранных государствах и Дирекции безопасности дорожного движения, вводят в регистр сведения и актуализируют их.

8. Представленные Консульским департаментом Министерства иностранных дел и дипломатическими и консульскими представительствами Латвийской Республики в иностранных государствах сведения вводятся в регистр центром.

9. Представленные Дирекцией безопасности дорожного движения сведения из Системы регистрации транспортных средств и водителей включаются в регистр с использованием технических средств взаимосвязанности баз данных.

10. Регистрирующие учреждения вводят сведения в регистр, актуализируют их или представляют сведения в центр для введения в регистр незамедлительно после регистрации случая.

11. За достоверность, своевременное введение в регистр или представление сведений в центр для введения в регистр ответственность несет руководитель регистрирующего учреждения.

12. Центр имеет право запрашивать и бесплатно получать от пользователей регистра необходимую информацию.

II. Создание регистра

13. Регистр создают следующие регистрирующие учреждения:

13.1. Государственная полиция;

13.2. Государственная пограничная охрана;

13.3. Полиция безопасности;

13.4. Управление по делам гражданства и миграции;

13.5. Консульский департамент Министерства иностранных дел;

13.6. дипломатические и консульские представительства Латвийской Республики в иностранных государствах;

13.7. Управление натурализации;

13.8. Дирекция безопасности дорожного движения;

13.9. Регистр моряков Морской администрации Латвии (в дальнейшем — Регистр моряков).

14. В регистр включается следующая информация:

14.1. представленные Государственной полицией сведения о зарегистрированных на территории Латвийской Республики случаях;

14.2. представленные Национальным центральным бюро Интерпола Главного управления уголовной полиции Государственной полиции сведения о недействительных документах, удостоверяющих личность иностранных лиц;

14.3. представленные Государственной пограничной охраной сведения о случаях, зарегистрированных при проведении пограничного контроля и контроля лиц, находящихся в государстве;

14.4. представленные Управлением по делам гражданства и миграции сведения о случаях с удостоверяющими личность документами Латвийской Республики, за исключением сведений о дипломатических и служебных паспортах и удостоверениях личности нерезидентов;

14.5. представленные Консульским департаментом Министерства иностранных дел сведения о недействительных документах, удостоверяющих личность иностранных лиц, зарегистрированных случаях с дипломатическими и служебными паспортами Латвийской Республики и зарегистрированных в иностранных государствах случаях с удостоверяющими личность документами Латвийской Республики;

14.6. представленные дипломатическими и консульскими представительствами Латвийской Республики в иностранных государствах сведения о недействительных документах, удостоверяющих личность иностранных лиц, и зарегистрированных в иностранных государствах случаях с удостоверяющими личность документами Латвийской Республики;

14.7. представленные Государственным протоколом сведения о случаях с удостоверениями личности нерезидентов Латвийской Республики;

14.8. представленные Управлением натурализации сведения о не сданных в установленном нормативными актами порядке удостоверяющих личность документах Латвийской Республики, если держатели документов отказались от гражданства Латвии;

14.9. представленные Регистром моряков сведения о случаях с книжками моряков Латвийской Республики;

14.10. информация Системы регистрации транспортных средств и водителей Дирекции безопасности дорожного движения о случаях с удостоверениями водителей транспортных средств Латвийской Республики.

III. Включаемые в регистр сведения

15. В регистр включаются сведения о следующих случаях:

15.1. документ утерян;

15.2. документ не сдан, а нормативными актами предусмотрена его сдача в следующих случаях:

15.2.1. смерть держателя;

15.2.2. истечение срока действия;

15.2.3. изменение имени и/или фамилии держателя;

15.2.4. изменение правового статуса держателя;

15.3. аннулирование документа, за исключением случаев его легального уничтожения или перфорирования;

15.4. прекращение поиска документа;

15.5. констатация в документе изменений первоначального содержания (подделки);

15.6 признание документа действительным (изменение статуса документа).

16. В регистр включаются следующие сведения о держателе документа:

16.1. имя, первоначально вписанное в документ, и сведения об изменении имени. Если регистрируются случаи с удостоверяющими личность документами Латвийской Республики и иностранных лиц, держателем которых является одно и то же лицо, то имя лица в регистр вводится на латышском языке и в транслитерации латинского алфавита оригинальной формы соответствующего иностранного языка;

16.2. фамилия, первоначально вписанная в документ, и сведения об изменении фамилии. Если регистрируются случаи с удостоверяющими личность документами Латвийской Республики и иностранных лиц, держателем которых является одно и то же лицо, то фамилия лица в регистр водится на латышском языке и в транслитерации латинского алфавита оригинальной формы соответствующего иностранного языка;

16.3. личный код или дата рождения лица, если сведения о лице не включены в Регистр жителей;

16.4. государственная принадлежность;

16.5. зарегистрированное (декларированное) место жительства или, если лицо не имеет зарегистрированного (декларированного) места жительства, устно указанное место жительства.

17. В регистр включаются следующие сведения о документе:

17.1. вид;

17.2. номер и серия;

17.3. дата выдачи;

17.4. выдавшее государство;

17.5. выдавшее учреждение;

17.6. срок действительности.

18. В регистр включаются следующие сведения о случае:

18.1. вид случая;

18.2. точная или приблизительная дата случая;

18.3. дата констатации случая;

18.4. дата регистрации случая;

18.5. учреждение, регистрирующее случай;

18.6. структурное подразделение учреждения, регистрирующее случай;

18.7. вид и номер документа или совокупности документов (содержащих информацию о случае и оформляемых в регистрирующем учреждении (материал регистрации)).

19. В регистр включаются следующие сведения о должностном лице регистрирующего учреждения:

19.1. имя;

19.2. фамилия;

19.3. должность.

20. В регистр включается следующая информация о лице, представляющем сведения о случае (податель сведений), если сведения не представляет держатель документа:

20.1. имя;

20.2. фамилия;

20.3. личный код или дата рождения лица, если сведения о лице не включены в Регистр жителей.

21. Если держателем документа является гражданин, негражданин, беженец или лицо, которому установлен альтернативный статус или временная защита согласно Закону об убежище, или лицо, которому согласно Закону «О статусе лица без гражданства в Латвийской Республике» установлен статус лица без гражданства, или иностранный гражданин, который в установленном нормативными актами порядке получил разрешение на пребывание в Латвии, то упомянутые в пункте 16 настоящих правил сведения включаются в регистр из информационной системы Регистра жителей с использованием технических средств взаимосвязанности баз данных.

22. Если включаемый в регистр документ является:

22.1. выданным в Латвийской Республике удостоверяющим личность документом, за исключением дипломатического и служебного паспорта и удостоверения личности нерезидентов, то упомянутые в подпункте 15.2, а также в пункте 17 настоящих правил сведения включаются в регистр из информационной системы Регистра жителей с использованием технических средств взаимосвязанности баз данных;

22.2. выданным в Латвийской Республике удостоверением водителя транспортного средства, то упомянутые в подпункте 15.2.2 и пункте 17 настоящих правил сведения включаются в регистр из Системы регистрации транспортных средств и водителей с использованием технических средств взаимосвязанности баз данных.

IV. Сроки хранения информации

23. Сведения в активной базе данных регистра хранятся до истечения срока действительности документа, но не менее десяти лет. После истечения срока хранения сведения помещаются в архивную базу данных регистра.

24. Сведения о бессрочных документах в активной базе данных регистра хранятся 50 лет. После истечения срока хранения сведения помещаются в архивную базу данных регистра.

25. Сведения о недействительных бланках документов в активной базе данных регистра хранятся до прекращения их поиска.

26. Сведения о документах и бланках документов, поиск которых прекращен, в течение 10 дней после прекращения поиска помещаются в архивную базу данных регистра.

27. Сведения о документах, в которых констатированы изменения первоначального содержания (подделки), а активной базе данных регистра хранятся 10 лет. После истечения срока хранения сведения помещаются в архивную базу данных регистра.

28. Если вид соответствующего документа или его модификация изъяты из обращения, сведения о таких документах в течение 10 дней после получения данных об изъятии документов из обращения помещаются в архивную базу данных регистра.

29. В архивной базе данных регистра сведения хранятся 10 лет. После истечения срока хранения сведения в установленном нормативными актами порядке передаются в Генеральную дирекцию государственных архивов и из регистра стираются с составлением соответствующего акта.

Премьер-министр ЛР Э.Репше

Министр внутренних дел ЛР М.Гулбис

Саэйм принял и Президент государства подписал следующий Закон:

Изменения в Законе «О порядке и действительности обнародования, опубликования, вступления в силу законов и иных принятых Саэймом, Президентом государства и Кабинетом министров актов»

Внести в Закон «О порядке и действительности обнародования, опубликования, вступления в силу законов и иных принятых Саэймом, Президентом государства и Кабинетом министров актов» («Ведомости Саэйма и Кабинета министров Латвийской Республики», 1994, № 13) следующие изменения:

1. Изложить статью 4 в следующей редакции: «Статья 4. Закон вступает в силу на четырнадцатый день после его обнародования, если законом не установлен иной срок. Отсчет срока вступления в силу закона начинается со следующего дня после его опубликования».

2. Дополнить Закон статьей 11 в следующей редакции:

«Статья 11. В установленном Кабинетом министров порядке Министерство юстиции систематизирует нормативные акты, упомянутые в настоящем Законе».

Закон принят Саэймом 6 марта 2003 года.

Президент ЛР В.Вике-Фрейберга

г. Рига, 25 марта 2003 года

Порядок признания проездных документов иностранных граждан

Правила № 215 (протокол № 23, § 35) г. Рига, 29 апреля 2003 года

Изданы согласно части четвертой статьи 4 Закона об иммиграции

1. Правила устанавливают порядок признания проездных документов иностранных граждан (в дальнейшем — проездной документ).

2. Проездные документы могут быть признаны, если они являются:

2.1. собственностью признанной или не признанной в международном отношении государственной или территориальной единицы и выданы уполномоченной структурой соответствующей государственной или территориальной единицы, а также согласно нормативным актам соответствующей государственной или территориальной единицы установлено, что держатель этого документа имеет право на пересечение границы соответствующей государственной или территориальной единицы и путешествие в иностранные государства;

2.2. проездным документом беженца, выданным согласно Конвенции от 28 июля 1951 года о статусе беженца;

2.3. проездным документом не имеющего гражданства лица, выданным согласно Конвенции от 28 сентября 1954 года о статусе не имеющего гражданства лица;

2.4. проездным документом, выданным международной организацией;

2.5. проездным документом моряка, выданным согласно Конвенции от 13 мая 1958 года о национальных удостоверениях личности моряков;

2.6. удостоверением члена экипажа воздушного судна, выданным согласно приложению 9 к Чикагской конвенции от 7 декабря 1944 года о международной гражданской авиации;

2.7. временным проездным документом.

3. Упомянутые в пункте 2 настоящих правил документы признаются действительными для въезда в Латвийскую Республику, если:

3.1. они защищены от подделок;

3.2. информация в них указана на языке подлинника и английском или французском языке;

3.3. в них предусмотрено место для виз;

3.4. в них включена следующая информация о держателе документа:

3.4.1. имя (имена);

3.4.2. фамилия;

3.4.3. дата рождения;

3.4.4. место рождения;

3.4.5. пол;

3.4.6. фотография;

3.4.7. подпись (за исключением проездного документа несовершеннолетнего ребенка);

3.5. в них включена следующая информация о документе:

3.5.1. выдавшее государство (в установленном подпунктом 2.1 настоящих правил случае);

3.5.2. наименование выдавшего учреждения;

3.5.3. номер документа;

3.5.4. дата выдачи документа;

3.5.5. срок действительности документа.

4. Если документ не соответствует упомянутым в подпункте 3.3 настоящих правил требованиям, он может быть признан действительным для въезда в Латвийскую Республику, если такое признание соответствует международным обязательствам Латвийской Республики.

5. Министерство иностранных дел, получив информацию о не признанном в Латвийской Республике проездном документе иностранного государства, другой территориальной единицы или международной организации, направляет ее в Министерство внутренних дел и запрашивает от дипломатического или консульского представительства соответствующей государственной или территориальной единицы либо соответствующей международной организации персонифицированный образец проездного документа и детальное описание документа.

6. Если Министерство иностранных дел получает от дипломатического или консульского представительства иностранного государства или другой территориальной единицы либо международной организации образец такого проездного документа и (или) детальное описание документа, не признанного в Латвийской Республике, оно направляет образец соответствующего документам Министерство внутренних дел для представления заключения.

7. Министерство внутренних дел незамедлительно передает:

7.1. образец проездного документа и детальное описание документа — в Центр экспертиз Государственной полиции (в дальнейшем — Центр экспертиз). Центр экспертиз оценивает включенные в проездной документ элементы безопасности и подготавливает справку эксперта о защищенности документа от подделок (в дальнейшем — справка эксперта);

7.2. копию образца проездного документа и детальное описание документа — в Управление по делам гражданства и миграции (в дальнейшем — управление). Управление оценивает, является ли проездной документ действительным для въезда в Латвийскую Республику и получения визы или вида на жительство.

8. Центр экспертиз в течение десяти дней после получения Министерством внутренних дел образца проездного документа направляет справку эксперта в управление. Управление подготавливает заключение Министерства внутренних дел о признании проездного документа.

9. Министерство внутренних дел представляет заключение о признании проездного документа в Министерство иностранных дел в течение 20 дней после получения Министерством внутренних дел образца проездного документа или его детального описания.

10. Министерство иностранных дел оценивает целесообразность признания проездного документа и с учетом заключения Министерства внутренних дел принимает решение о признании проездного документа в Латвийской Республике и информирует об этом Министерство внутренних дел.

11. Если Министерство внутренних дел не представило заключение в указанный в пункте 9 настоящих правил срок, Министерство иностранных дел принимает решение о признании проездного документа и информирует об этом Министерство внутренних дел.

12. В случае принятия решения о непризнании проездного документа или сообщения Министерства внутренних дел о наличии для держателя соответствующего проездного документа дополнительных условий для въезда в Латвийскую Республику Министерство иностранных дел сообщает об этом в дипломатическое или консульское представительство соответствующей государственной или территориальной единицы либо в соответствующую международную организацию.

13. Полученная из Министерства иностранных дел информация о признании документа:

13.1. в соответствии с компетенцией вводится и актуализируется управлением в информационной системе образцов документов и таблице учета проездных документов;

13.2. в соответствии с компетенцией после получения образца документа вводится и актуализируется Государственной пограничной охраной в информационной системе образцов документов.

14. Если Министерство иностранных дел получило только один экземпляр образца проездного документа, он постоянно хранится в Министерстве иностранных дел. Если Министерство иностранных дел получило несколько экземпляров образца проездного документа, второй экземпляр постоянно хранится Государственной пограничной охраной, третий экземпляр — Центром экспертиз.

15. Проездной документ, образец, копия или детальное описание которого получено до дня вступления настоящих правил в силу и который не противоречит пункту 2 или 3 настоящих правил, является признанным в Латвийской Республике.

16. Решение о признании проездного документа утрачивает силу, если:

16.1. дипломатическое или консульское представительство соответствующей государственной или территориальной единицы либо соответствующая международная организация информирует Министерство иностранных дел о прекращении использования проездного документа;

16.2. соответствующая государственная или территориальная единица изменяет юридический статус и о дальнейшем использовании проездного документа Министерство иностранных дел не информировано.

17. В упомянутых в пункте 16 правил случаях Министерство иностранных дел информирует Министерство внутренних дел, и оно обеспечивает актуализацию данных в информационной системе образцов документов и таблице учета проездных документов.

18. Правила вступают в силу с 1 мая 2003 года.

Премьер-министр ЛР Э.Репше

Министр внутренних дел ЛР М.Гулбис

Порядок и сроки проверки безопасности информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации

Правила № 358 (протокол № 38, § 25) г. Рига, 1 июля 2003 года

Изданы согласно части третьей статьи 13 Закона об электронных документах

1. Правила устанавливают порядок проведения экспертами проверок безопасности информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации (в дальнейшем — проверка), а также сроки проверок.

2. Проверка проводится:

2.1. перед аккредитацией оказывающего услуги по сертификации лица;

2.2. один раз в 12 месяцев, считая со дня аккредитации оказывающего надежные услуги по сертификации лица;

2.3. по обоснованному требованию Государственной инспекции данных.

3. Проверка проводится экспертом, соответствующим требованиям, установленным частью второй статьи 13 Закона об электронных документах, и включенным в список, утвержденный Государственной инспекцией данных.

4. Эксперт обеспечивает конфиденциальность полученной во время проверки информации.

5. Оказывающее услуги по сертификации лицо представляет эксперту правила оказания услуг по сертификации, а также другие необходимые для проверки сведения.

6. Оказывающее услуги по сертификации лицо обязано по требованию эксперта предоставить необходимые дополнительные сведения и документы, которые распространяются на оказание услуг по сертификации.

7. Если эксперт при проверке констатирует, что оказывающее услуги по сертификации лицо умышленно предоставило недостоверную информацию, которая может оказать существенное влияние на оказание услуг по сертификации, эксперт сообщает об этом в Государственную инспекцию данных.

8. Если после предыдущей проверки изменилась упомянутая в пункте 5 настоящих правил информация, оказывающее надежные услуги по сертификации лицо предоставляет эксперту соответствующую информацию.

9. Оказывающее услуги по сертификации лицо во время проверки обеспечивает для эксперта доступ к информационным системам и оборудованию по оказанию услуг по сертификации.

10. Эксперт проверяет:

10.1. соблюдались ли оказывающим услуги по сертификации лицом все требования для оказания профессиональных, качественных и надежных услуг;

10.2. соответствуют ли информационные системы, оборудование и процедуры по оказанию услуг по сертификации правилам оказания услуг по сертификации;

10.3. соответствие безопасности информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации нормативным актам, регламентирующим оказание услуг по сертификации;

10.4. соответствие безопасности информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации Латвийскому национальному стандарту LVS ISO/IEC 17799 «Информационная технология. Кодекс практики по управлению безопасностью информации» (в заключении о проверке указываются соответствующие разделы стандарта);

10.5. соответствие безопасности информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации Латвийскому национальному стандарту LVS ISO/IEC TR 13335-1, 2, 3 «Информационная технология. Направляющие линии по управлению информационными технологиями» (в заключении о проверке указываются соответствующие разделы стандарта);

10.6. соответствие информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации Латвийскому национальному стандарту LVS ISO/IEC 12207 «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программного обеспечения» (в заключении о проверке указываются соответствующие разделы стандарта);

10.7. соответствие информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации техническому стандарту Европейского института стандартизации телекоммуникаций 101 456 «Требования политики к оказывающим услуги по сертификации лицам, выдающим квалифицированные сертификаты» (ETSI TS 101 456) (в заключении о проверке указываются соответствующие разделы стандарта);

10.8. соответствие информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации техническому стандарту Европейского института стандартизации телекоммуникаций 102 023 «Требования политики к оказывающим услуги по созданию печати времени лицам» (ETSI TS 102 023) (в заключении о проверке указываются соответствующие разделы стандарта).

11. Эксперт о каждом упомянутом в пункте 10 настоящих правил действии составляет протокол.

12. Результаты проверки обобщаются в заключении о проверке. Заключение о проверке подписывается экспертом.

13. В заключение о проверке эксперт включает следующие сведения:

13.1. подписанное лицом, оказывающим услуги по сертификации, подтверждение проведения проверки в определенный период времени;

13.2. личные данные эксперта;

13.3. информацию о соответствии эксперта требованиям, установленным частью второй статьи 13 Закона об электронных документах;

13.4. период времени, за который проводилась проверка;

13.5. оценки и выводы в соответствии с пунктом 10 настоящих правил;

13:6. решение эксперта о соответствии безопасности информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации настоящим правилам и иным нормативным актам, регламентирующим оказание услуг по сертификации.

14. Если безопасность информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации не соответствует настоящим правилам и иным нормативным актам, регламентирующим оказание услуг по сертификации, эксперт в заключении о проверке представляет соответствующее обоснование.

15. Если Государственной инспекции данных необходимы дополнительные сведения о безопасности информационных систем, оборудования и процедур по оказанию услуг по сертификации лица, оказывающего услуги по сертификации, эксперт подготавливает соответствующий отчет о проверке или предоставляет необходимые дополнительные сведения.

16. Заключение о проверке и другие связанные с нею документы и сведения хранятся экспертом не менее 10 лет после проведения проверка

Премьер-министр ЛР Э.Репше

Министр юстиции ЛР А.Аксенокс